정부간행물 수집업무 소개

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1. 정부간행물이란?

기록물관리법에서 말하는 ‘간행물’이란 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행을 위해서 발간하는 자료로 공문서와 달리 여러 부를 간행하여, 기관내부나 일반인에게 그 내용을 전달하기 위한 것으로 연구용역보고서도 포함되며, 간행물을 CD로 제작하는 경우에도 간행물과 동일하게 취급한다.

2. 정부간행물의 수집 목적

정부간행물을 효율적으로 관리하기 위해서는 간행물을 한곳에서 빠짐없이 수집, 정리, 보존, 열람제공 할 수 있는 법적 통제장치와 기관이 필요하다. 따라서 국가기록원에서는 『공공기록물 관리에 관한 법률』에 따라 정부간행물의 발간등록과 보존관리에 관한 세부사항을 정하여 간행물을 체계적으로 수집⋅보존함으로써 정부의 정책수행 결과를 신속하게 홍보하고 행정자료로 적극 활용할 수 있도록 하고 있다.

3. 관련 법령

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 제22조(간행물의 관리)

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제55조(간행물의 관리)

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제36조(간행물 발간등록)

① 발간등록 신청

→

←

② 발간등록번호 부여

→

③ 발간(번호표기) 후

처리과

처리과

처리과

소관 영구기록물

관리기관

처리과

(개별법에 의한)기타 납본기관

처리과

자료관

처리과

중앙기록물관리기관

간행물 송부

4. 정부간행물의 범주

□ 보존관리 간행물의 범주

공공기관의 예산으로 발간한 간행물 모두가 간행물에 해당되나 다음의 경우 발간등록 및 송부에서 제외되어 보존대상에서 제외

【간행물 발간등록 및 송부제외 대상】

간행물 구분	발간등록의무	송부 의무
공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령 제20조에 따라 등록되는 간행물	×	×
영구기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물[붙임1 참고]	×	×
제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관이 발행하는 간행물	×	×

○ 발간등록생략대상 간행물은 국가기록원에 송부되더라도 영구 보존 및 보존매체 수록, 열람 등으로 활용되지 않으며,

○ 다만, 각 기록관 및 특수기록관에서는 위의 생략대상에 해당하는 간행물일지라도 사료적 가치 등을 고려하여 기관 자체적으로 별도 등록․관리할 수 있음

※ 발간등록대상 생략 유형은 「정부간행물 발간등록 및 송부지침」참고

□ 간행물 발간시점에 의한 구분

발간관련 결재문서와 원고는 기록물로 등록하고, 인쇄‧발행하는 자료는 간행물임. 또한 대화록의 경우 최초 작성된 원고나 타자본인 경우는 기록물로 등록하고, 인쇄하여 여러부를 발행할 경우 간행물로 취급

□ 기타 시청각물과 구분

간행물에 디스켓, 각종테이프, CD-ROM 등 딸림자료가 있는 경우도 간행물과 함께 등록(별도 등록)하며, 간행물을 전자출판파일로 작성하거나 CD-Title로 제작한 경우도 간행물과 동일 취급

□ 발행기관에 따른 구분

공공기관에서 발행하는 경우는 물론이고 연구용역보고서 형태로 발행하거나, 정부가 민간출판사에 출판비를 지원하고 출판을 위탁하여 발행한 경우에도 이 자료를 정부간행물로 취급(공공기관이 원고를 제공하고 민간인이 출판비를 담당할 경우 포함)

5. 정부간행물 업무 프로세스

발간등록번호 부여	발간등록번호 신청 접수 → 신청내역의 발간등록 여부 검색 → 발간등록번호 생성 → 발간등록번호 부여 → 홈페이지에 발간등록번호 등재
수집 및 등록	(기관에서) 간행물 발간 후 송부 → 간행물 수집 → 수령증 체크 후 발간번호 부여와 미부여 간행물 분류 → 수령증 송부 → 발간등록번호 미부여 간행물의 경우 발간등록번호 등록여부 검색 후 부여 → 기본목록등록 → 세부목록등록
스캐닝 및 배치	보존매체 수록 여부 등 판별 → 서고 및 자료실 등으로 배치

6. 정부간행물 발간등록 및 송부에 대한 상세한 내용은 ‘정부간행물 발간등록 및 송부지침’ 참고