2018년도 기록물 생산현황 통보 지침(개정판)

2018. 3.

	행정안전부 국가기록원

◈ 목  차 ◈

1. 생산현황 통보절차	4

2. 통보대상 및 방식	4

3. 기록관리시스템 유형별 생산현황 통보	6

4. 생산현황 통보서식 및 기재요령	10

4.1. 일반기록물(비전자·전자)	11

4.2. 조사ㆍ연구ㆍ검토서	12

4.3. 회의록	14

4.4. 시청각기록물	16

4.5. 비밀기록물	17

4.6. 행정박물	19

4.7. 간행물	21

■ 2017년 대비 개정 내용 요약

일반기록물(비전자·전자) 보유현황 서식 삭제(통보대상에서 제외)

시청각기록물 보유현황 서식 삭제(통보대상에서 제외)

간행물 생산목록 서식 삭제(통보대상에서 제외)

⇒ 기존 15개 서식에서 12개 서식으로 감소

조사·연구·검토서(p.12)
- 형태 구분에서 “기타” 삭제
- 필수 작성 대상 범위 구체화

회의록(p.14)
- 회의록 작성 대상 회의 범위 구체화

시청각기록물(p.16)
- 생산현황 통계 단위(건)
- 생산목록은 건목록으로 작성, 기록물형태 구분에 따른 원본매체와 전자/비전자 분류표 제공

행정박물(p.19)
- 기록관의 보유현황 및 보유목록으로 대체
- 행정박물 관리대장을 활용한 보유목록 작성
- 행정박물 유형 및 형태 분류표 제공

■ 2018년도 기록물 생산현황 통보 지침

담당부서 : 수집기획과(042-481-1779)

1. 생산현황 통보절차

○ 처리과 ➡ 기록관 : 5월 31일

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 8월 31일

2. 통보대상 및 방식

○ 생산현황 통보대상 : 2017년도에 생산ㆍ접수 완료한 기록물

- 일반기록물(비전자·전자) 생산현황

- 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서 생산현황[공공기록물법 시행령 제17조관련]

- 회의록 생산현황[공공기록물법 시행령 제18조관련]

- 시청각기록물 생산현황[공공기록물법 시행령 제19조관련]

- 비밀기록물 생산현황[공공기록물법 시행령 제71조관련]

- 행정박물 보유목록[공공기록물법 제24조관련]

- 간행물 생산현황[공공기록물법 제22조관련]

▣ 기록물 정리 및 생산현황 통보 주관기관 ▣

대 상 기 관	주 관 기 관	비 고
중앙행정기관 ※ 기록관 설치대상이 아닌 소속기관 포함	중앙행정기관의 장
특별행정기관 등 ※ 기록관 설치대상인 특행 및 소속기관 (영 제10조제1항제4호 해당기관)	특별지방행정기관의 장
시ㆍ도	시장ㆍ도지사
시ㆍ군ㆍ구(지방자치단체인 구) 읍ㆍ면ㆍ동	시장ㆍ군수ㆍ구청장
시ㆍ도교육청(각급학교포함)	시ㆍ도교육감
지역교육지원청(각급학교포함)	교육지원청교육장
국ㆍ공립대학	국ㆍ공립대학총(학)장

※ 안보ㆍ정보분야 기록물은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 비밀누설의 우려가 있는 경우 등록정보 중 일부항목을 제외하고 제출 가능

○  생산현황 통보 방식【기록관 ➡ 영구기록물관리기관(국가기록원)】

- 시스템 파일 : 기록관리시스템(RMS) 및 기록물생산현황시스템(SORA)

- [서식 1~15] 현황 : 기록물생산현황시스템(SORA)

구 분	생산현황 통보 방식
일반기록물(비전자·전자)	❖ “4. 생산현황 통보서식“에 따라 생산목록 시스템파일 및 서식현황 제출 * 시스템파일 : 기록관리시스템(RMS) → 중앙영구기록관리시스템(CAMS)으로 제출 * 그 외 시스템파일 및 서식현황 → 기록물생산현황시스템(SORA)에 접속하여 제출 ※ 시스템 파일의 경우 반드시 사전 오류검사를 통한 오류 수정 후 SORA에 제출 ❖ 각 처리과의 생산현황은 기록관에서 취합
조사·연구·검토서
회의록
시청각기록물
비밀기록물
행정박물
간행물

※ 비밀기록물은 수량만 SORA에 입력하고, 목록은 별도 제출(서울·부산·대전기록관)

3. 기록관리시스템 유형별 생산현황 통보

( ○ : 사용 중인 시스템)

유형구분	표준 전자기록생산시스템		기록관시스템		비고
	업무관리시스템	전자문서시스템	기록관리 시스템	자료관 시스템
유형①	○		○		중앙부처, 광역시·도, 시·군·구, 교육청
유형②	○			○	시·군·구
유형③		○		○	시·군·구
유형④		○	(○)		시·군·구 국·공립대학
유형⑤		○			시·군·구 국·공립대학

⍌ 유형① : 업무관리시스템 + 기록관리시스템(RMS) 사용

○ 처리과 ➡ 기록관 : 이관처리

- 처리과 조치사항

㉠처리과 내 단위과제카드가 제대로 정리되었는지 확인

※  개별 기록물의 분류 및 보존기간을 결정하는 사항으로 반드시 올바른 단위과제에 편철하여야 함.

㉡이관실시

㉢기관기록관담당자 : 각 부서의 이관이 기록관리시스템으로 제대로 전송되고 있는지 부서별 상태 점검

※  업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관 또는 특수기록관으로 이관(시행령 제32조)

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 생산현황 통보

- 기록관 기록물관리담당자 조치사항

㉠접수처리 : 이관대상 바이러스 체크 및 메타데이터 규격검증 결과조회(기록물 인수→연계인수→접수처리)

㉡검수처리 : 기록물 인수→연계인수 →검수처리→상태값 선택(접수완료)→조회→검수

※ 필요시 육안검수

㉢인수 : 기록물 인수→연계인수→ 인수현황 인수여부(미인수)→조회→인수통보

※ 인수현황 : 인수여부 확인(기록물 인수→연계인수→인수현황)

㉣인수통보 기록물에 대한 생산현황(시스템 파일) 통보(기록물 인수→연계인수→생산현황통보)

※ [서식1～12]은 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

⍌ 유형② : 업무관리시스템 + 자료관시스템 사용

○ 처리과 ➡ 기록관  : 생산현황 통보

- 업무관리시스템은 이관처리가 선행되어야 생산현황 통보 업무가 진행됨(기록관리시스템(RMS)이 도입되어야 정상적인 생산현황 통보가 가능)

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 생산현황 통보

※ [서식1～12]은 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출(서식1은 업무관리시스템 통계추출기능 활용)

⍌ 유형③ : 전자문서시스템 + 자료관시스템 사용기관

○ 처리과 ➡ 기록관 : 생산현황 통보

- 처리과 기록물관리책임자의 확인

‧ 업무담당자의 기록물철 편철ㆍ정리 작업 완료 후, 처리과 기록물관리책임자는 전자문서시스템의 ‘기록물정리’기능을 이용하여 미편철, 임시단위업무 여부 등 정리상태를 확인하고 이상이 없는 경우 정리업무 완료

- 기록물관리책임자의 생산현황 통보

‧ 기록물관리책임자는 해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 기록관에 통보

‧ 통보내용 : ‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격’에 규정된 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장 변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된 전산파일

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 생산현황 통보

- 기록관 기록물관리 담당자 확인

‧ 처리과 생산(목록)현황 접수 → 검수 → 인수완료처리의 과정을 확인하여 생산현황 취합

‧ 검수과정에서 오류 등을 확인한 경우, ‘반려’ 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보 하도록 조치

- 생산현황 통보 절차 및 내용(기록관)

‧ 취합된 생산목록 조회 : 취합된 생산목록에 대해 처리과별로 검수완료 여부를 확인하고, 보존기간별ㆍ기록물형태별 생산현황 및 목록정보 등을 조회하여 확인

‧ 생산목록파일 작성ㆍ통보 : 모든 처리과의 생산목록 검수완료 후 기록관 단위로 취합한 생산목록파일(“기록관과 중앙기록물관리기관간 이관데이터 규격”에 의한 시스템파일)을 국가기록원에 통보

※  목록(시스템파일)은 사전 오류검사(http://check.archives.go.kr/) 후 제출

※  생산목록파일(시스템파일) 및 [서식1～12]의 생산현황을 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

⍌ 유형④ : 전자문서시스템 + 기록관리시스템 사용기관

○ 처리과 ➡ 기록관 생산현황 통보

- 『유형③』의 처리과 ➡ 기록관 생산현황 통보 사항과 동일

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 생산현황 통보

㉠생산현황접수 : 전자문서시스템에서 통보한 생산현황 접수(기록물 인수→연계인수→생산현황접수)

㉡인수과정 : 생산(목록)현황의 검수 → 인수완료처리의 과정을 확인하여 생산현황 취합 및 인수통보

‧ 검수과정에서 오류 등을 확인한 경우, ‘반려’ 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보 하도록 조치

㉢생산현황통보 : 생산목록 인수완료 후 생산목록파일(시스템 파일) 국가기록원 통보(기록물 인수→연계인수→생산현황통보)

※ [서식1～12]은 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

⍌ 유형⑤ : 전자문서시스템만 사용기관

○ 처리과 ➡ 기록관 생산현황 통보

- 『유형③』의 처리과 ➡ 기록관 생산현황 통보 사항과 동일

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 생산현황 통보

- 국가기록원 홈페이지에 게시된 생산현황통보용 전산프로그램(anyproduct)을 다운로드 받아, 전자문서시스템에서 생산현황 통보파일을 작성하여 제출(시스템 파일은 사전 오류검사프로그램 검사 후 제출)

※ 생산현황 시스템 파일 및 [서식1～12]의 생산현황을 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

◈ 유형⑤에 해당하는 기관은 국가기록원 홈페이지에 게시된 ‘생산현황보고프로그램(anyproduct)’을 다운로드받아, 해당기관 생산현황 통보 파일을 작성하여 국가기록원 통보

☞ 전산프로그램(anyproduct) 다운로드 : 국가기록원 홈페이지 →기록관리란 → 기록관리 업무안내 → 기록관 → 시스템정보마당

- 사용방법 : 시스템정보마당에 게시된 매뉴얼 참고

- 관련문의 : 국가기록원 기록정보기반과(☎ 042-481-6326)

◈ 국가기록원 보급 프로그램을 사용하여 생산현황통보를 한 기관은 해당 통보파일을 백업받아 관리하다가 기록관시스템 구축시 당해 시스템에 관련 데이터를 업로드 적용

※ SORA 및 CORA 접속오류(failer in distribution) 대처방법

- 원인: OS윈도우 구성요소 중 ‘MSXML’ 미설치

- 대처방법

① C드라이브의 sora 및 cora 폴더를 삭제한다.

② 윈도우 업데이트 혹은 MSXML*수동설치 후 재접속

(다운로드 위치: http://www.microsoft.com/ko-kr/download/details.aspx?id=15697)

③ 오류가 지속될 경우 국가기록원 담당부서에 문의(T.042-481-6328)

4. 생산현황 통보서식 및 기재요령

○ 기록물생산현황시스템(SORA)에 접속하여 제출

- 비밀기록물 생산목록은 기존 방식대로 공문으로 제출

○ 기록물 생산현황 통보시기 : 2018년 8월 31일까지

○ 생산현황 관리대상 서식 및 첨부파일 양식

ㆍ[서식 1] 비전자·전자 생산현황

ㆍ[서식 2] 2016년도 보유기록물 현황(총괄표)삭제

ㆍ[서식 2] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산현황

ㆍ[서식 3] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산목록

ㆍ[서식 4] 회의록 생산현황

ㆍ[서식 5] 회의록 생산목록

ㆍ[서식 6] 시청각기록물 생산현황

ㆍ[서식 7] 시청각기록물 보유현황(총괄표)삭제

ㆍ[서식 7] 시청각기록물 생산목록

ㆍ[서식 8] 비밀기록물 생산현황

ㆍ[서식 9] 비밀기록물 생산목록

ㆍ[서식 10] 행정박물 유형별 기록관 보유현황

ㆍ[서식 11] 행정박물 기록관 보유목록

ㆍ[서식 12] 간행물 생산현황

ㆍ[서식 15] 간행물 생산목록삭제

※ 이중보존매체 생산‧보유현황, 마이크로필름‧광디스크 수록 목록 제출 생략

※ 생산현황 통보서식은 국가기록원 홈페이지에 게시되어 있음

☞ http://www.archives.go.kr→기록관리란?→기록관리 업무안내→처리과→생산현황보고

4.1. 일반기록물(비전자·전자)

[서식 1] 비전자·전자 생산현황

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

구 분			계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계(권)		①+②
비전자*		① 소 계(권)
		문 서(권) 대장포함
		카 드(권)**
		도 면(권)
전자	문서	② 문서(권)***
		문서(건)
		크기(MB)****
	메모보고 *****	단위과제카드수******
		메모보고(건)
		크기(MB)****

<기재요령>

* 비전자 생산량 : 물리적으로 편철한 수량을 기입

** 카드는 30건 이내, 도면은 30매 이내를 1권으로 환산

*** ②문서(권) : 별도 철 구분이 없는 경우 전자문서가 편철된 단위과제카드 수를 집계

**** 크기 : 보존기간별 전자문서 크기(단위 : MB), ‘기안문’ ‘첨부파일’ 용량의 합계

***** 메모보고 : 업무관리시스템상에서 해당 유형의 기록물을 생산․관리하는 기관만 제출

****** 단위과제카드수 : 메모보고가 편철된 단위과제카드 수

4.2. 조사ㆍ연구ㆍ검토서

[서식 2] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산현황

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

구 분****	형태*		총계(건,종)
	일반문서**	간행물***
1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항
2. 조례의 제·개정 또는 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
3. ｢행정절차법｣에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등
5. ｢국가재정법｣ 제38조 제1항 및 동법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사
6. 기록물관리기관의 장이 필요하다고 인정하는 사항
총계(건,종)

<기재요령>

* 형태 : “기타” 삭제, 일반문서와 간행물 2종으로 구분

** 일반문서 : 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록하여 단위과제별로 관리

‣수량(건)은 단위과제 이하 문서(건) 수량

*** 간행물 : 국가기록원에서 발간등록번호를 부여받아 관리된 간행물 가운데 용역·연구보고서

‣수량(종)은 간행물의 종수, [서식 12] 간행물 생산현황과 중복될 수 있음

★ 온나라정책연구시스템(PRISM) 게시 정책연구용역보고서 반드시 포함

**** 구분

법령의 제정 또는 개정관련 사항 : 기관(소속기관 포함)의 위임전결규정(훈령)에서 “공통사항>입법사항”과 관련된 단위사무(사무내용)로서 기관장의 결재를 득한 법령 제·개정 사항

조례 제·개정 또는 주요 정책 결정·변경 : 지자체의 사무전결처리규정(규칙)에서 “공통사항>자치법규/입법사항”과 관련된 단위사무(사무내용)로서 기관장의 결재를 득한 조례 제·개정 사항

｢행정절차법｣ 시행령 제24조에 따른 행정예고 사항

① 국민생활에 매우 큰 영향을 주는 정책･제도 및 계획

② 환경보전지역 등 일정지역에서 많은 국민의 이해가 상충되는 사항

③ 상수도의 단수 등 많은 국민에게 불편이나 부담을 주는 사항

④ 사회기반시설 설치 등 널리 국민의 의견을 수렴할 필요가 있는 사항 등

⑤ 그 밖에 행정청이 행정예고가 필요하다고 판단한 정책･제도 및 계획

국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등 : 국제협력 부서 소관

국가재정법 제38조에 따른 예비타당성 조사 대상

총 사업비가 500억원 이상이고, 국가의 재정지원 규모가 300억원 이상인 신규사업으로서 다음에 해당하는 대규모 사업에 대한 예산을 편성하기 위하여 미리 예비타당성 조사를 하여야 함

① 건설공사가 포함된 사업

② ｢국가정보화기본법｣ 제15조제1항에 따른 정보화사업

③ ｢과학기술기본법｣ 제11조에 따른 국가연구개발사업

④ 그 밖에 사회복지, 보건, 교육, 노동, 문화 및 관광, 환경보호, 농림해양수산, 산업･중소기업 분야의 사업

기타 : 기관(지자체)의 위임전결규정(사무전결처리규정)에서 결재권자가 실국장 이상으로, 일정금액 이상의 사업·공사·용역의 계획보고서 및 결과보고서(문서·간행물)

행정안전부 위임전결규정(훈령 제8호) 별표2 공통전결사항 “추정가격 5억원 이상 예산집행”시 실국장 결재

서울특별시 사무전결처리규칙(규칙 제4174호) 별표2 공통전결사항 “건당 1억원이상 용역”시 실·본부·국장 결재

[서식 3] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산목록

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

구 분	①사업명	②기록물명	③부서명	④작성일자	⑤주요내용	⑥형태
1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항
2. 조례의 제정 또는 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
3. ｢행정절차법｣에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등
5. ｢국가재정법｣ 제38조 제1항 및 동법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사
6. 기록물관리기관의 장이 필요하다고 인정하는 사항

<기재요령>

① 사업명 : 공공기록물법 시행령 제17조 제1항 각 호에 해당하는 법령명, 정책명, 사업명 등 기재

② 기록물명 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 정확한 명칭 기재(영문 등이 병기되어 있는 경우 모두 기재)

③ 부서명 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서가 만들어지는 부서명(처리과명) 기재(용역발주의 경우 용역사업을 발주한 부서명을 기재)

④ 작성일자 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서가 작성된 일자를 기재

<예시> 일반문서의 경우 “결재일”, 간행물(책자) 형식으로 제작된 경우 “검수일”

⑤ 주요내용 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 핵심내용 요약

⑥ 형태 : 일반문서와 간행물 중 한 가지 형태를 선택하여 작성

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 조사연구검토서_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시> 조사연구검토서_2017_행정안전부.xls(xlsx)

4.3. 회의록

[서식 4] 회의록 생산현황

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

회의 종류	개최횟수		회의록 작성횟수	속기록/녹음 기록 작성횟수
	회의소집	서면결의
1. 대통령이 참석하는 회의
2. 국무총리가 참석하는 회의
3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
6. 지방자치단체장, 교육감 및 ｢지방교육자치에 관한 법률｣제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
7. 시행령 제17조 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상 참석하는 회의
8. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
총계(횟수)

★ (공통) 기관의 훈령·조례 이상 규정에 명시된 위원회·심의회·협의회 반드시 포함

(중앙) 행정안전부 정부혁신조직실에 등록된 행정기관위원회* 회의록 반드시 포함

*「행정기관위원회법」제13조 ...행정기관의 장은 ... 위원회의 회의록·속기록을 작성해야 한다

[서식 5] 회의록 생산목록

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

회의 종류	① 회의명	② 부서명	③주요 참석자	④개최횟수		⑤회의록 작성횟수	⑥속기록/녹음기록 작성횟수	⑦속기록/녹음기록 지정여부
				소집	서면
1. 대통령이 참석하는 회의
2. 국무총리가 참석하는 회의
3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
6. 지방자치단체장, 교육감 및 ｢지방교육자치에 관한 법률｣제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
7. 시행령 제17조 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상 참석하는 회의
8. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

<기재요령>

① 회의명 : “000위원회 제0차 회의 / 000위원회 전원회의” 등 구체적으로 명시하고, 별도의 회의명칭이 없는 경우 회의를 개최한 위원회·심의회·협의회 등의 명칭 기재

② 부서명 : 회의 주관 부서명(처리과명) 기재

③ 주요참석자 : 대통령, 국무총리, 관계부처 장관 등 주요참석자 명시

④ 개최횟수 : 회의소집 개최 및 서면결의 횟수

⑤ 회의록작성횟수 : 회의록을 작성한 횟수

⑥ 속기록/녹음기록 작성횟수 : 속기록 또는 녹음기록을 작성한 횟수

- 속기록/녹음기록 생산의무 회의는 회의를 개최하지 않았더라도 생산목록에 포함하여 제출

⑦ 속기록/녹음기록 지정여부 : 속기록 또는 녹음기록 작성회의로 지정된 경우 ‘지정’으로 표기

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 회의록_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시> 회의록_2017_행정안전부.xls(xlsx)

4.4. 시청각기록물

[서식 6] 시청각기록물 생산현황

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

구 분		계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계(건)*
사진/필름류
녹음/동영상류	오디오
	비디오

★ 시청각기록물 관리시 전자기록생산시스템 등록 필수

* 수량(건) : 전자기록생산시스템에 등록된 ‘건’으로 통일

[서식 7] 시청각기록물 생산목록

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

일련 번호	부서명	생산 일자	제목	내용	기록물 형태	원본 매체	전자/ 비전자	관 련 문서번호	보존 기간	수량	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪

<기재요령>

★ 전자기록생산시스템에 등록된 건* 목록       * “주요 시청각기록물 관리”와 같은 시청각기록물철(단위과제)에 편철된 건

① 부 서 명 : 시청각기록물을 생산한 부서명(처리과명) 기재

② 생산일자 : 시청각기록물이 생산된 일자

③ 제    목 : 시청각기록물의 제목  <예시> 2017 XXXX날 기념행사 사진(시청각)

④ 내    용 : 시청각기록물의 내용요약

<예시> 2017년 00월00일 XXXX날 기념 장관님이 현충원에서 참배하고 있다.(000장관, 000차관, 000국장,-시계방향)

⑤ 기록물형태 : 사진/필름류와 녹음/동영상류 중 한 가지 형태를 선택하여 작성

⑥ 원본매체       ⑦ 전자/비전자

구 분		⑥원본매체
		⑦전자	⑦비전자
사진/필름류		사진CD	슬라이드필름세트(영상), 사진/필름, 인화된 사진, 슬라이드사진(비영상), 그림
녹음/동영상류	오디오	음반CD, 음반LD, 음반DAT	녹음테이프카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카트리지, 음반SP, 음반LP
	비디오	DVD, 비디오CD, 비디오LD	영화필름, 비디오테이프

⑧ 관련문서번호 : 시청각기록물을 첨부물로 등록한 경우, 본문 문서의 생산(접수)등록번호

⑨ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 기재

(※보존기간 20년은 30년에 포함하여 작성)

⑩ 수량 : 기록물형태별 수량으로서 아라비아 숫자로 표기   <예시> 사진CD 1점은 “1”만, 사진/필름 2롤은 “2”만, 인화사진 3매는 “3”만 기재

⑪ 비    고 : 기타 필요한 사항(앨범, 사진첩, 액자 등)

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 시청각_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시> 시청각_2017_행정안전부.xls(xlsx)

4.5. 비밀기록물

[서식 8] 비밀기록물 생산현황

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

구 분	문서류	도면ㆍ카드류	시청각류	간행물
건수	매수	건수	권수
합계	전자	비전자	합계	전자	비전자	합계	아날로그	디지털	합계	전자	비전자
(가) 생산 현황	등급별	1급	①	<작성시 주의사항> ※ 작성대상(가) : ’17년에 생산한 비밀기록물 통계를 작성 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 전을 기준으로 통계작성 ※ ① = ② = ③의 합계가 일치하는지 확인 - 문서류, 도면ㆍ카드류, 시청각류, 간행물 모두 확인
2급	①
3급	①
대외비	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③
(나) 재분류 현황 (일반 문서)	등급별	1급	①	※ 작성대상(나) : ’17년 동안 일반문서로 재분류한 통계를 작성 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 전을 기준으로 통계작성 예) 종이문서 A건(2급, 보존기간 30년, 보호기간 5년)이 일반문서로 재분류된 경우 ⇒ (문서류-비전자)의 등급별 “2급”, 보존기간 “30년 이상”, 보호기간 “5～10년”에 각각 1을 기재 ※ ① = ② = ③의 합계가 일치하는지 확인 - 문서류, 도면ㆍ카드류, 시청각류, 간행물 모두 확인
2급	①
3급	①
대외비	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③
(다) 재분류 현황 (등급,보존ㆍ보호기간 변경)	등급별	1급	①	※ 작성대상(다) : ’17년 동안 등급, 보존기간, 보호기간을 재분류한 통계를 작성 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 전을 기준으로 통계작성 예) 종이문서 B건(2급, 보존기간 10년, 보호기간 1년)이 3급으로 재분류된 경우 ⇒ (문서류-비전자)의 등급별 “2급”에만 수량1을 기재
2급	①
3급	①
대외비	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③
(라) 보유현황	등급별	1급	①	※ 작성대상(라) : ’17년 보유현황(재분류기록물 제외) - 일반문서로 재분류된 기록물은 (라)가 아닌 (나)에 통계 기재 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 후를 기준으로 통계작성 ※ ① = ② = ③의 합계가 일치하는지 확인 - 문서류, 도면ㆍ카드류, 시청각류, 간행물 모두 확인
2급	①
3급	①
대외비	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③

[서식 9] 비밀기록물 생산목록

① 문서류(도면ㆍ카드류 포함)

생산기관명_________                                     생산연도

일련 번호	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

② 간행물

생산기관명_________                                     생산연도

일련 번호	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

③ 시청각류

생산기관명_________                                     생산연도

일련 번호	식별 번호	생산 부서	제 목	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

<기재요령>

※ (특수)기록관은 생산 후 3년이 지난 다음연도 생산분 목록 전체를 취합하되, 보존기간 30년 이상인 기록물 목록만 국가기록원으로 통보(｢공공기록물관리에 관한 법률 시행령｣ 제71조)

※ 식별번호는 비밀기록관리부 관리번호 기재

※ 제목 중 비밀관련 정보가 포함되어 있는 경우에는 해당 정보 삭제 가능

※ 비밀등급은 아라비아 숫자로 표기(예 - 2급인 경우 “2”만 기재)

※ 보존기간은 30년/준영구/영구 중 택일하여 기재

※ ‘면수’는 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우에만 기재

※ ‘구분’은 전자/비전자중 하나를 선택하여 기재

4.6. 행정박물

★ 시행령 제57조에 따라 관리대상으로 지정된 행정박물은 전자기록생산시스템에 등록이 불가하므로, 기록관(특수기록관)에서 관리대장으로 등록하여 관리함 ⇒ 관리대장에 근거한 보유현황과 보유목록으로 대체함

[서식 10] 행정박물 유형별 기록관 보유현황

구 분	관인류	견본류	상징류	기념류	상장ㆍ상패류	사무 집기류	그 밖의 유형	총계(점)

[서식 11] 행정박물 기록관 보유목록

일련 번호	등록 번호	유형	형태	재질	제목	생산(입수)부서	생산 일자	종료 일자	수량	크기	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪

★「2018년 기록물관리지침」행정박물 관리대장(p.51) 참고

<기재요령>

① 등록번호 : 행정박물 등록시 부여하는 일련번호, 처리과 기관코드-등록연도별 일련번호

② 유형, ③ 형태 : 아래 표에서 택 1                 ☞ 행정박물 관리대장 “유형분류=②+③임”

② 유형	③ 형태	설명
관인류	국새, 관인, 특수관인, 압인·철인·계인
견본류	화폐, 유표, 우표첩, 도안, 훈·포장*, 모형**	*견본으로제작 **예:전투기모형
상징류	현판, 기, 휘호, 표지석, 기념비, 건축부재, 마크·캐릭터, 사진·초상화, 의류액세서리, 배지, 명패, 신분증, 증서류, 수첩류, 모형*, 의복**	*공공기관 상징 모형(예:평창경기장모형) **평시 공무 수행용 의복
기념류	현수막, 성화봉, 포스터, 표어, 선거벽보, 팸플릿, 기념엽서, 카드, 방명록, 초청장, 기념품, 의복*, 사무용품*, 출입증·신분증*, 수첩류*	*특정행사용
상장·상패류	상장, 상패, 메달, 트로피, 감사패, 기념패, 훈·포장*,수치**	*수여받은 훈·포장 **유공 단체를 포상할 때 주는 끈으로 된 깃발
사무집기류	사무용품*, 가구, 사무기기, 통신기기, 영상음향기	*대통령, 국무총리 등 주요 직위자 업무용
그 밖의 유형	공직자 선물

④ 재질 : 아래에서 대표재질명 택 1

금속, 귀금속, 토제, 도자기, 석재, 유리, 초제, 목재, 골각·패갑, 종이, 피모, 섬유, 플라스틱, 복합재질, 기타

⑤ 제목 : 간략하게 기입하되 생산맥락이 드러나도록 기입  <예시> 2001 총회 기념우표

⑥ 생산(입수) 부서 : 행정박물을 직접 생산하거나 입수한 부서를 기입

⑦ 생산일자 : 행정박물이 생산된 일자를 기입

⑧ 종료일자 : 활용이 종료되어 행정박물로 확인된 일자 기입(관인류 등)

※ ⑦, ⑧ 일자는 ‘yyyy.mm.dd’(예:2017.01.01.)형식으로 기입하되, 월·일이 불분명한 경우 연도만 표기

⑨ 수량 : 점 단위 수량으로 아라비아 숫자로 표기     ☞ 보유목록 수량의 총합은 보유현황 총계(점)와 일치해야 함

⑩ 크기 : 세로×가로×높이(단위:cm), 또는 대/중/소 단위로 기입

- 대 : 일반서가에 진열할 수 없는 대형규격

- 중 : 서가 1단 또는 진열대에 1개만을 진열할 수 있는 규격

- 소 : 서가 1단 또는 진열대에 여러 개를 진열할 수 있는 규격비고

⑪ 비고 : 항목에 없는 특이사항 기재

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 행정박물_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시> 행정박물_2017_행정안전부.xls(xlsx)

4.7. 간행물

[서식 12] 간행물 생산현황

(생산기간 : '17.1.1.～ '17.12.31.)

간행물 생산량(종)	납본량(종)
①	②

<기재요령>

※ 기관 자체 간행물 외 외부기관에 위탁하여 발행한 용역, 연구보고서 등도 포함

① 간행물 생산량 : 아라비아숫자로 기재(발간부수가 아닌 발간된 간행물의 종수(種數) 기재)

※ 생산량에는 발간등록번호 생략대상 간행물의 종수도 포함(「2018년도 기록물관리지침」 참고2 간행물발간등록 생략대상 유형목록(p.35) 참고)

② 납본량 : 국가기록원에 납본한 수량을 기재(1종의 간행물을 3부 납본시⇒ 1)