민간기록물 수집 및 국가지정기록물 등에 관한 운영규정

일부개정 2016.2.25.(국가기록원 훈령 제120호)

개정 2019.1.2.(국가기록원 훈령 제151호)

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제26조, 제43조 내지 제46조와 동법 시행령 및 시행규칙에의 관련조항에 근거하여 민간기록물의 수집 및 국가지정기록물의 지정 ‧ 관리 등의 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용대상 업무) 본 운영규정은 다음 각 호의 업무에 적용한다.

1. 민간기록물 수집

2. 국가지정기록물 지정 및 사후 관리

제3조(주관부서) 본 운영규정에서 정한 사항에 관한 업무의 주관부서는  국가기록원 역사기록관으로 하며, 필요시 여러 부서와 연관된 사항은 업무협력체계를 구축하여 수행한다. [타법개정 2015.02.13.]

제4조(다른 운영규정 등과 관계) 본 운영규정에서 정한 사항은 기록관리에 관한 규정 중 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 본 운영규정을 적용한다.

제2장 민간기록물 수집

제5조(수집 우선순위) 개인 또는 단체가 생산 또는 취득한 기록정보자료로서 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물을 대상으로 하며 수집 우선순위는 다음 각 호의 기준에 따라 정한다.

1. 민간기록물의 생산시기와 관련해서는 1894년(우리나라에 근대정부가 수립되어 국정운영에 관한 기록물을 지속적으로 생산하기 시작한 시점)이후부터 현재까지 생산된 기록물을 우선적으로 수집한다.

2. 민간기록물의 수록내용과 관련해서는 정부기관 또는 이에 준하는 기관에서 수행한 주요정책, 사업, 행사, 사건․사고 등 국민적 관심도가 높은 공적 업무수행이나 이와 관련되어 생산된 기록물부터 우선적으로 수집한다.

3. 민간기록물의 형태나 재질 등과 관련해서는 역사․문화 예술적 가치 등 특수한 사례를 대표할 수 있는 기록물을 우선적으로 수집한다.

4. 1894년 이전시기에 생산된 민간기록물에 대해서는 고지도류 등 국경선 규명, 공문서식의 변천 등 중앙기록물관리기관의 장이 국가적으로 수집할 필요가 있다고 인정하는 특정주제에 관한 기록물을 수집할 수 있다.

5. 순수 민간인이 생산한 기록물에 대해서는 정치․경제․사회․문화․과학기술․체육 등 각 부문별로 기록유산 가치가 있는 기록물을 대상으로 중장기 연차계획을 세워서 수집한다.

제6조(수집방법 우선순위) 민간기록물의 수집방법과 관련하여 우선순위는 다음 각 호의 기준에 따른다.

1. 민간기록물은 최적 보존환경이 완비된 국가적 보존시설에서 기록유산으로 영구보존되고, 모든 국민들이 공동 활용할 수 있도록 기증에 의한 수집을 최우선적으로 유도해야 한다.

2. 원본기록물의 기증이 곤란할 경우에는 소유자 또는 관리자의 동의를 얻어 위탁보존을 유도하거나 마이크로필름 촬영이나 스캐닝 등 사본제작을 통해서 수록내용을 수집해야 한다.

3. 원본기록물의 소유자 또는 관리자가 위 1호의 기증, 2호의 위탁보존 또는 사본제작 동의요청에 불응하고, 구매 외에는 수집방법이 없을 경우에는 구매하여 수집할 수 있다.

4. 원본기록물의 소유자 또는 관리자가 위 1, 2, 3호의 방식에 따른 수집협조에 불응하고, 원본기록물을 개인사가나 단체 등에서 계속 보관하고자 할 경우에는 제11조 내지 제16조에 따라 국가지정기록물로 지정하여 관리하여야 한다.

5. 기수집된 공공기록과 민간기록을 대상으로 수록범위와 내용을 분석하여 결락을 보완할 필요성이 있으나 관련 기록정보자료의 수집이 곤란한 경우에는 구술기록의 방법을 통해서 역사적 사실정보를 수집하여야 한다.

제7조(기록조사위원 위촉운영) ①민간부문에 산재하는 각종 기록물에 대한 효율적 소재처 파악이나 기수집 기록물의 결락여부 및 역사적 보존가치 평가 등을 위하여 다음 각 호의 기준에 맞는 전문가를 기록조사위원으로 위촉하여 운영할 수 있다.

1. 정부기관이나 이에 준하는 기관에서 국가의 주요정책, 사업, 행사, 사건․사고 등의 처리에 참여하여 과거에 생산된 기록물 생산내역을 소상히 알고, 관련법령이나 행정에 관한 전문적 식견을 갖춘 자

2. 수집대상 민간기록물의 수록내용에 대하여 역사․행정․법률․과학기술 등 각 분야별로 관련학계의 학술연구 성과와 연구동향, 관련 기록물에 대해서 전문적 식견을 갖춘 자

3. 수집대상 민간기록물의 형태나 재질 등에 대하여 역사․문화적, 보존과학적 측면에서 전문적 식견을 갖춘 자

4. 기타 중앙기록물관리기관의 장이 민간기록물의 수집업무를 위해 필요하다고 인정하는 전문가 등

② 기록조사위원의 위촉 후, 특정분야 민간기록물의 조사활동 등을 수행할 경우에는 적법한 절차와 기준에 따라 소정의 수당을 지급하여야 한다.

제9조(민간기록물 보존서고 운영) 민간기록물은 공공기록과 구분하여 별도의 보존서고 공간을 확보하여 보존하여야 하며, 원본기록물 분류 및 서가 배열방법, 원본기록물 반출절차, 열람 등은 일반기록물의 관리체계에 준하여 관리한다.

제10조(민간기록물 수집업무 매뉴얼 작성관리) 민간기록물 수집업무의 일관성 및 효율성을 보장하기 위하여 사전 소재처조사, 수집기록물 등록 및 관리번호 부여, 보존처리 등 세부 업무처리절차와 관련서식은 매뉴얼로 작성하여 관리하여야 한다.

제3장 국가지정기록물 지정 및 사후관리

제11조(국가지정기록물의 지정절차) ① 민간기록물을 국가지정기록물로 지정하기 위해서는 다음 각 호의 절차에 따라야 한다.

1. 사전조사 및 국가지정기록물 심의안 작성

2. 관련분야 기록조사위원 또는 전문가에 의한 검토서 작성

3. 국가지정기록물 심의내용에 관하여 관보 또는 정보통신망을 통한 30일 이상 예고

4. 국가기록관리위원회 산하 기록정보서비스역사기록전문위원회 검토

5. 국가기록관리위원회 상정 및 심의․결정

6. 심의결과 관보고시 및 소유자 또는 관리자에게 지정서 통보

7. 사후 관리

② 민간기록물 소유자 또는 관리자가 국가지정기록물 지정 후 국가로부터 일정한 보존관리에 관한 사항을 지원받기 위해서 스스로 신청하는 경우에도 위 제1항의 절차를 거쳐야 한다.

제12조(국가지정기록물의 심의기준) 민간기록물을 국가지정기록물로 지정하고자 할 경우에는 다음 각호에 관한 사항을 검토하여 심의하여야 한다.

1. 수록내용에 관한 평가

가. 국가의 정치관련 중요기록물 여부

나. 국가의 경제관련 중요 기록물 여부

다. 국가의 중요 인물관련 기록물 여부

라. 국가의 중요단체관련 기록물 여부

마. 당대의 주요사건 및 이슈관련 중요 기록물 여부

바. 당대의 사회상 관련 중요기록물 여부

사. 당대의 학문 및 과학기술 관련 중요기록물 여부

아. 당대의 문학 예술작품 관련 중요 기록물 여부

자. 당대의 연예․대중오락 관련 중요 기록물 여부

차. 당대의 스포츠 관련 중요기록물 여부 등

타. 기타 국가적으로 보존가치가 수록된 기록물 여부 등

2. 원본성 여부 등 품질평가

가. 지정대상 기록물의 원본성 및 진위성 여부

나. 지정대상 기록물의 유일성 및 희소성 여부

다. 지정대상 기록물의 정보적 가치 집중성 여부

라. 지정대상 기록물과 여타 기록물과 연계성 여부

마. 지정대상 기록물의 심미적․예술적 특성 여부

3. 지정효과에 관한 평가

가. 국가지정기록물로 지정시, 기대효과 여부

나. 기록물 소유자 또는 관리자의 협조성 여부

제13조(국가지정기록물의 정리 및 보존상자 등 지원) ① 국가지정기록물로 지정된 민간기록물에 대해서는 효율적 관리와 안전한 보호를 위해 일정한 예산범위 내에서 기록물정리와 함께 보존용 상자 등을 지원할 수 있다.

② 국가기록원은 국가지정기록물의 효율적 정리와 보존용 상자편성, 개인 또는 단체의 기록물 보존서고 관리 등에 관한 표준모델을 마련하여야 한다.

③ 위 3항의 표준모델에는 다음 각호의 사항을 포함하여야 한다.

1. 개인 및 단체 등에서 민간기록물을 자체적으로 관리할 수 있는 등록번호 등 식별 번호체계

2. 민간기록물의 자체 분류 및 검색활용을 위한 분류체계

3. 민간기록물의 자체 보존서고 관리를 위한 서고배열 체계

4. 민간기록물의 편철방법 및 보존상자 편성체계

5. 민간기록물의 마이크로필름 수록작업 표준

6. 민간기록물의 스캐닝 파일 표준포맷 등

④ 국가기록원은 위 3항에 따른 표준모델을 국가지정기록물 등에 적용하여 기록물을 정리한 후 마이크로필름에 수록하거나 스캐닝 등의 방식으로 사본을 수집할 수 있다.

제14조(국가지정기록물 관리대장 작성 및 변동사항 관리) 국가기록원은 국가지정기록물 관리대장을 작성 비치하고, 매년 1회이상 관리상황의 변동과 2년에 1회 이상 보존상태 점검결과를 기록으로 유지하여야 한다.

제15조(국가지정기록물의 해제) 국가기록원장은 국가지정기록물로 지정된 민간기록물이 원본기록물 기증이나 위탁 보존 등의 이유로 국가지정기록물 지정사유가 소멸하였거나, 국가적 보존가치를 상실하였다고 판단되는 경우에는 제11조 제1항에 준하는 절차를 거쳐 국가지정기록물에서 해제할 수 있다.

제16조(국가지정기록물 관리업무 매뉴얼 작성관리) 국가지정기록물 관리업무의 일관성 및 효율성을 보장하기 위하여 일련의 업무처리절차와 관련서식은 매뉴얼로 작성하여 관리하여야 한다.

부 칙

본 규정은 공포한 날부터 시행한다.