국가기록원 서고 관리 지침

일부개정 2016.2.22.(국가기록원 훈령 제120호)

제1장 총  칙

제1조(목적) 본 지침은 공공기록물 관리에 관한 법률 및 동법 시행령․시행규칙에서 정하는 국가기록원 서고 관리에 대하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 본 지침은 국가기록원의 기록물 보존서고․시설의 관리에 대하여 적용한다.

제3조(정의) 본 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

① “서고”란 기록물을 보존하는 공간을 말하며, 수집된 기록물을 정리하여 서고에 배치하기 전까지 임시 보존하는 공간을 “임시서고“라 한다.

② “출입권한”이란 서고에 출입할 수 있는 권한을 말한다.

③ “반출․입”이란 보존처리, 열람 등 기록관리 업무를 목적으로 기록물이 서고 외 지역으로 나가고 들어오는 것을 말한다.

④ “책임부서”란 해당 서고를 관리하는 소관 부서를 말한다.

⑤ “관리책임자”란 해당 서고의 기록물 및 시설관리 담당자를 말하며, 정․부로 구성한다.

⑥“중앙기록물관리시스템(Central Archives Management System)”이란 기록물의 등록에서부터 보존관리 및 반출․입 등을 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

⑦ “출입관리시스템”이란 서고 출입통제 및 출입자 이력사항을 기록․관리하는 시스템을 말한다.

⑧ “무선인식시스템(Radio Frequency Identification)”이란 기록물에 부착된 인식장치인 태그와 확인장치인 리더기 간의 정보교환을 라디오파를 활용하여 기록물을 확인하는 시스템을 말한다.

⑨ “제한구역”이란 국가중요시설인 청사 내 출입이 허용된 자에 한하여 출입할 수 있는 특정 공간을 말한다.

제2장 서고 출입관리

제4조(관리책임) ① 서고에는 기록물 및 시설관리를 위하여 정․부 관리책임자를 둔다. 단 임시서고 기록물은 별표1에서 정하는 것과 같이 담당부서에서 관리책임자를 지정하여야 한다.

② 서고 관리책임자는 기록물 반․출입 및 서고관리 전반적인 상황을 관리하여야 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고별 출입열쇠를 별도 잠금장치가 설치된 공간에 보관하여야 한다.

제5조(출입권한) ① 서고 및 복도는 제한구역으로 구분하고 출입권한 설정 범위는 별표2와 같다.

② 제한구역 중 서고에 상시 출입권한을 받고자 하는 자는 별지1호 서고 출입신청서, 별지2호 서고 출입서약서 및 별지3호 개인정보 수집 및 이용동의서를 작성하여 서고 책임부서의 장에게 승인을 신청하여야 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 출입을 신청한 자의 소관업무, 출입목적 등을 검토하여 출입을 승인할 수 있다.

④ 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 하는 경우에는 서고 책임부서의 장에게 사전신청 후, 해당 서고 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

⑤ 제2항에 의거 수집된 개인정보는 3년간 보관하고 그 기간이 경과된 개인정보는 즉시 폐기하여야 한다.

제6조 (출입자 관리) ① 서고 책임부서의 장은 서고 출입자를 통제 및 관리하여야 한다.

② 서고 출입 통제는 출입관리시스템으로 관리하는 것을 원칙으로 한다.

③ 비밀기록물 서고는 소관 부서 2인 이상의 출입자 인식설정 장치를 하여야 하며, 출입자는 별지 3호 서식에 의한 서고 출입대장에 기재하여야 한다.

④ 제5조 4항에 따라 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 할 경우 서고 출입대장에 출입시간과 출입목적을 기재하여야 한다.

제7조(출입제한) ① 서고에 출입하는 자는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물 및 시설물의 훼손 및 무단 반출

2. 접착제, 화기, 인화물질, 칼 등의 위험물 반입

3. 음료수, 물 등의 음식류 반입

4. 출입권한을 부여받은 목적 이외의 작업 및 행위

5. 기타 기록물 보안 및 보존에 위해 우려가 있는 행위

② 서고 관리책임자는 서고 출입자에게 제1항의 내용을 사전에 고지하고 위반 시 퇴실 조치하여야 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 기록물에 위해를 가할 우려가 있다고 판단되는 경우에는 서고 출입을 제한할 수 있다.

④ 제한구역인 서고와 복도에서는 부득이한 경우를 제외하고는 기록물 보존에 관한 업무 이외의 행위를 하는 것을 금한다.

제8조(출입권한 해제) 서고 책임부서의 장은 출입사유가 소멸된 자에 대하여는 즉시 출입권한을 해제하여야 하며, 출입권한이 소멸된 자는 서고 책임부서의 장에게 즉시 출입권한 해제를 신청하여야 한다.

제3장 기록물 반출․입 관리

제9조(반출․입 신청) ① 기록물의 반출․입 신청은 중앙기록물관리시스템(CAMS)을 이용하는 것을 원칙으로 하며, 부득이한 경우 서면으로 신청할 수 있다.

② 기록물 반출 신청은 반출 받고자 하는 날로부터 최소 1일 이전에 신청하여야 한다. 단 열람실 방문 민원 등 긴급을 요하는 경우에는 그러하지 아니하다.

③ 기록물은 훼손 및 열화방지 등을 위하여 반출기간은 최단, 반출량을 최소화하며, 그 용도가 종료되었을 경우 즉시 서고로 반입하여야 한다.

④ 반출된 기록물은 훼손되지 않도록 관리하여야 하며 열람, 매체수록 등을 위하여 해철 등이 이루어진 경우 기록물을 수선, 제본하여 반입하여야 한다.

제10조(기록물 인계․인수) 기록물 반출․입 신청에 따른 인계․인수는 서고에서 하는 것을 원칙으로 한다.

제11조(보안관리) ① 서고 책임부서의 장은 기록물이 서고 외 지역으로 반출되는 것에 대하여 중앙기록물관리시스템(CAMS) 및 무선인식시스템(RFID)으로 승인 및 통제하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의거 기록물관리시스템의 승인을 거치지 않고 무단 반출되는 기록물은 서울기록관의 경우 서울기록관장이 청사방호 규정에 근거하여 관리하여야 한다. 단 대통령기록관과 부산･대전기록관은 서고 책임부서의 장이 이를 관리한다.

제12조(임시서고 관리) ① 수집된 기록물을 정리하여 서고에 배치하기 전까지 임시서고에 보존할 수 있다.

② 임시서고 보존기록물의 반출․입 관리는 수집부서에서 담당한다.

③ 임시서고 관리 담당자는 보존기록물의 안전한 관리를 위하여 임시서고 내 필요한 제반 조치를 취하여야 한다.

제4장 기록물 통계관리․정수점검

제13조(통계관리) ① 기록보존복원센터장은 국가기록원 보존기록물 통계현황을 상․하반기로 구분하여 관리하여야 한다.

② 대통령기록관 및 서울･부산･대전기록관의 장은 매 6월, 12월 말 현재 보존기록물 통계현황을 다음달 15일까지 기록보존복원센터장에게 통보하여야 한다.

③ 기록물 수집담당 부서의 장은 임시서고 내 보존기록물 통계현황을 제2항의 규정에 따라 기록보존복원센터장에게 통보하여야 한다.

제14조(정수점검) ① 기록물의 정수점검은 각 관별 서고 책임부서에서 매 2년마다 1회 실시하여야 한다.

② 기록물 정수점검은 직접 확인하는 것을 원칙으로 하며, 중앙기록물관리시스템(CAMS)과 무선인식기술(RFID)을 활용할 수 있다.

제5장 서고 환경․시설 관리

제15조(온․습도 관리) ① 서고 온․습도는 온․습도계를 이용하여 상시 관리하며, 매주 1회 기록지를 교체하여 관리하여야 한다.

② 서고에 비치된 온․습도계는 연 1회 이상 점검 및 교정하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 의뢰하여 실시할 수 있다.

제16조(보존환경 관리) ① 서고 환경점검은 법령에 명시된 온․습도 및 7개 유해물질, 조도를 대상으로 수행하며, 필요에 따라 확대할 수 있다.

② 서고 환경점검은 매년 1회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 시행 할 수 있다.

③ 서고 환경점검 결과 법령 기준치를 초과한 경우, 보존환경 개선을 위해 환기 등 적절한 조치를 취하여야 한다.

제17조(환경정비) 서고 내부는 정기적으로 청소를 실시하여야 하며, 필요 시 별도 환경정비 등을 실시할 수 있다.

제18조(시설관리) ① 서고 시설은 매년 1회 이상 점검하여야 하며, 필요에 따라 수시로 점검할 수 있다.

② 서고 시설점검은 서고의 균열․누수, 출입문․CCTV 등 보안시설, 서가, 공조시설 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 제반시설을 대상으로 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 시설․장비에 고장․파손 등 문제가 발생하였을 경우에는 이를 즉시 각 관별 관계부서에 통보하여 조치하여야 한다.

④ 서고 책임부서는 점검결과 구조물 균열․누수, 공조시설, 전기․통신시설, 출입문 등에 문제가 발생하였을 경우에는 청사관리 담당부서에 통보하여야 하며, 청사관리 담당부서에서는 이를 조치하여야 한다.

제19조(주요기록물 보존시설) 기록물 중 조선왕조실록, 주요행정박물, 비밀기록물 등은 별도 잠금장치가 설치된 서고 및 서가 또는 수장함 등에 보존하여야 한다.

부   칙

이 지침은 공포한 날로부터 시행한다.

[별표 1호]

서고 관리책임자 업무 범위

대 상	구분	업 무 범 위
서 고	정	보존기록물 시설․장비	서고 책임부서의 장
	부	보존기록물 시설․장비	서고관리담당자
임시서고	정	보존기록물	수집부서의 장
		시설․장비	서고 책임부서의 장
	부	보존기록물	수집관리 담당자
		시설․장비	서고관리담당자

[별표 2호]

서고․복도 출입권한 설정 범위

대 상	출입권한 범위
담당공무원	▪ 서고(소관 서고에 한함) ▪ 복도 출입문(소관 서고 층에 한함)
방호·경비담당 (용역원 포함)	▪ 복도 출입문(서고 제외)
시설관리 (용역원 포함)	▪ 복도 출입문(서고 제외)
기록실무원	▪ 서고(소관 서고에 한함) ▪ 복도 출입문(소관 서고 층에 한함)

※ 복도출입 신청은 별도 신청서와 서약서를 제출하지 않고 서고 관리 책임부서에 공문으로 출입승인 신청 후 출입 가능

[별지 1호]

서고 출입신청서

성 명 (영문포함)		소속기관(근무처)
직 위 (직 급)		생년월일
주 소
연락처	사무실(집) : 휴대폰 :
출입서고 (복 도)
출입목적
출입기간

위와 같이 신청합니다.

년    월    일

신청자 : 직위               성명              (서명)

확인자 : 직위               성명              (서명)

국가기록원장 귀하

[별지 2호]

서고 출입서약서

본인은      .   .  .부터 국가기록원 서고에 출입함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 서약합니다.

1. 본인은 서고 출입과 관련하여 지득한 제반 보안사항이 누설됨은 국가안보에 위해가 됨을 자각한다.

2. 본인은 보안관계 제반 규정을 이행하고, 청사출입 시 지득한 제반보안사항은 동기여하를 막론, 일체 누설하지 않을 것을 서약한다.

3. 본인이 국가기밀 등 보안사항을 누설하였을 때에는 아래 관계법규에 의거 처벌받을 것을 엄숙히 서약한다.

가. 국가보안법 제4조(목적수행)

나. 형법 제127조(공무상 비밀의 누설)

년   월   일

서약자 주 소(소 속) :

직 급(직 위) :

생 년  월 일 :

성        명 :                 (서명)

국가기록원장 귀하

[별지 3호]

개인정보 수집․이용 동의서

□ 개인정보 수집․이용에 관한 일반사항

▪ 수집목적 : 기록물 보안관련 사건(사고) 발생 시 경위 파악

▪ 수집항목 : 소속, 직급(직위), 성명, 주소, 생년월일, 연락처

▪ 보유 및 이용기간 : 3년 <보유기간 경과 시 파기>

□ 동의하지 않을 권리 및 미동의시 불이익

▪ 서고 출입신청자는 국가기록원의 개인정보 수집 및 이용에 대하여 동의를 거부할 권리가 있으나,

▪ 미동의시 ｢보안업무규정(대통령령 제21214호)｣ 제30조 제3항 등의 규정에 의거 서고출입이 제한될 수 있음

본인은 상기 내용에 대해 사전에 충분히 인지하였으며, 국가기록원의 개인정보 수집 및 이용에 동의합니다.

년     월      일

동 의 자                (인 또는 서명)

국가기록원장 귀하

[별지 4호]

서고 출입대장

출입일자	출 입 자			입실 시간	퇴실 시간	출입목적	결 재
	인적사항 (소속․직급/생년월일)		성명				담당	과장

※ 인적사항은 소속기관과 부서명만 기재하며, 일반인은 생년월일만 기재함(추가)