국가기록원 기록물 대여 관리지침

제    정 2010.09.08. (국가기록원 훈령 제63호)

일부개정 2010.10.07. (국가기록원 훈령 제65호)

일부개정 2012.04.27. (국가기록원 훈령 제78호)

타법개정 2015.02.12. (국가기록원 훈령 제97호)

제1장 총  칙

제1조(목적) 이 지침은 국가기록원이 보유하고 있는 공공기록물을 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제32조 제2항의 규정에 의하여 부득이한 사유로 원본 기록물(이하 “기록물”이라 한다)을 보존서고에서 반출하여 외부기관 및 단체 등에(이하 “기관”이라 한다) 대여하는 경우  필요한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 지침은 국가기록원과 그 소속기관인 서울･부산･대전기록관의 기록물에 대하여 적용한다. 단, 대통령기록물은 대통령기록물 관리에 관한 법령에 따른 별도의 규정에 의한다.

제3조(정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

① “반출”이라 함은, 기록물을 보존서고에서 열람·보존처리·공개재분류·평가·대여 등을 위하여 보존 서고외의 지역으로 이동하는 것을 말한다.

② “대여”라 함은, 기록물을 국가기록원 이외의 기관에 한시적으로 관리를 위임하는 것을 말한다.

③ “반납”이라 함은, 제2항에 의해 기록물을 대여 받은 기관이 국가기록원에 돌려주는 것을 말한다.

제2장 대여의 범위 및 제한

제4조(대여의 범위) 국가기록원장은 그 업무에 지장이 없는 범위 안에서  다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물을 대여할 수 있다.

1. 법적 증거물로 이용하는 경우

2. 국민 문화의식 함양을 위해 전시하는 경우

3. 국가적인 주요 업무로 기록물 본래의 기능을 수행하기 위하여 부득이하게 사용 하는 경우

4. 기타 공공의 이익에 부합하는 경우

제5조(기록물 대여의 제한) 국가기록원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물에 대하여는 대여를 제한할 수 있다.

1. 비공개 및 비밀기록물

2. 훼손상태가 심각하여 보존 및 복원처리 과정에 있는 기록물

3. 기록물 평가·분류, 매체수록 과정에 있는 기록물

4. 국가기록원 전시회 등을 위하여 사용 중 또는 사용 예정인 기록물

5. 기타 국가기록원장이 대여 제한이 필요하다고 판단하는 기록물

제3장 대여 절차 및 방법

제6조(대여 신청) 기록물 요청기관장은 대여 받고자 하는 날로부터 1개월 전에 별지 제1호서식에 의한 신청서를 작성하여 국가기록원장에게 공문으로 신청하는 것을 원칙으로 한다. 다만 부득이한 경우 국가기록원장이 인정하는 경우에는 1개월 이내에 신청할 수 있다

제7조(대여 기록물의 상태확인) 국가기록원장과 기록물 요청기관장은 기록물을 대여하기 전에 대여 전후의 상태를 비교할 수 있도록 상태를 확인하고 별지 제2호서식을 작성하여 기록으로 남겨야 한다.

제8조(대여 여부 결정) ① 국가기록원장은 제4조 내지 제7조에 의한 제반 사항을 검토한 후 대여 여부를 결정한다.

② 국가기록원장은 별지 제3호서식에 의거 대여 및 반납 사실을 관리하여야 한다.

제9조(대여 기록물의 조치) ① 국가기록원장은 대여 기록물의 훼손·분실 등 유사시에 대비하여 사진촬영·스캐닝 등 필요한 조치를 강구한 후 대여하여야 한다.

② 제4조 3호의 규정에 의하여 기록물을 대여 받은 기관장은, 기록물 본래의 기능을 수행하기에 적합한지 여부에 대하여 기록물의 원형을 훼손하지 않는 범위에서 정밀검사를 실시하여야 한다.

③ 제2항의 규정에 의한 정밀검사 결과에 따라 사용이 불가할 경우에는 즉시 국가기록원에 기록물을 반납하여야하며, 원형을 훼손하지 않는 최소한의 범위에서 부분적으로 복원하여 사용이 가능할 경우에는 그 계획서를 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

④ 국가기록원장은 제3항의 규정에 의한 복원계획서를 면밀히 검토하여 승인하여야 하며, 복원사업에 소속직원 등을 참여하게 할 수 있다.

제10조(보험가입) ① 기록물을 대여 받는 기관의 장은 기록물의 분실 및 훼손시 수리․복원 조치나 변상을 위한 보험에 가입 하여야 한다. 다만, 국가기록원장이 인정하는 경우에는 보험에 가입하지 아니 할 수 있다.

② 제1항에 따른 보험가입증서는 기록물을 대여받기 전까지 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

제11조(보험평가심의회) ① 국가기록원장은 제10조에 따른 대여기록물의 보험평가액을 결정하기 위하여 기록물 보험평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성하여 심의할 수 있다.

② 심의회의 위원은 국가기록원장이 지정하는 공무원 2인 이상(각 관별 보존관리 담당과장을 포함한다) 및 외부 전문가 2인 이상으로 구성한다. 다만, 기록물에 따라 외부전문가의 참여가 필요하지 않다고 판단되는 경우에는 국가기록원 공무원으로 심의회를 구성하여 운영 할 수 있다. [타법개정 2015.02.12.]

③ 심의회의 의장은 위원 중에서 선정한다.

④ 보험평가액은 심의회의 합의에 의해 산정하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 합의가 안 될 경우에는 평가위원별로 평가액과 평가사유를 명시한 평가서에 의하여 평가한 금액 중 최고가액과 최저가액을 제외한 나머지 위원들의 평가액을 산술평균한 금액으로 한다.

⑤ 심의회의 실무를 처리하기 위하여 국가기록원 보존관리과 소속 공무원 중에서 간사 1인을 둔다.

제12조(대여 절차) ① 국가기록원장과 기록물을 대여 받는 기관장은 별지 제4호서식을 작성하여 교환하고, 대여 받는 기관은 별지 제5호서식을 작성하여 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

② 기록물을 대여 받는 기관은 대여기록물을 국가기록원에서 직접 수령하여야 한다.

제13조(반납 절차)  ① 기록물을 반납하고자 할 경우 해당 기관은 사전에  반납 공문을 국가기록원장에게 제출하여야 한다.

② 국가기록원장과 기록물을 반납하는 기관의 장은 별지 제4호서식을 작성하여 교환하여야 한다.

③ 기록물을 반납하는 기관의 장은 기록물을 국가기록원에 직접 반납하여야 한다.

제14조(반납 기록물 상태평가) 국가기록원장과 기록물을 반납하는 기관장은 대여 전후 기록물의 이상 유무를 제7조에 의해 작성된 별지 제2호서식에 따라 확인하여야 한다.

제15조(비용부담) 기록물을 대여 받는 기관은 대여 기록물의 포장비·운송비·인건비·보험료 등 제반 비용을 부담하여야 한다.

제16조(운송 및 포장) ① 기록물을 대여 받는 기관은 기록물의 파손·분실·도난 또는 기타 안전사고에 대비하여야 한다.

② 기록물 대여시 포장과정에는 국가기록원 직원이 입회하여야 하며, 기록물 운송시 국가기록원장이 필요하다고 인정할 경우에는 국가기록원 직원이 동승할 수 있다.

③ 파손이 우려되는 기록물, 특별 관리가 필요한 기록물 등은 보존상자 및 무진동 차량 등을 이용하여 안전에 만전을 기하여야 한다.

제17조(소장기관 명시) 기록물을 대여 받은 기관장은 해당 기록물을 전시 등의 목적으로 사용할 경우 국가기록원 소장 기록물임을 표시하여야 한다.

제4장 대여기록물의 관리

제18조(대여 기간) 기록물 대여 기간은 대여 목적에 해당하는 최소한의 기간으로 하며 최장 1년 이내를 원칙으로 한다.

제19조(대여 연장) ① 기록물을 대여 받는 기관은 대여기간을 연장하고자 할 경우 대여 만료 1개월 전에 국가기록원장에게 그 사유를 명시하여 공문으로 신청하여야 한다.

② 국가기록원장은 연장사유를 검토하여 필요하다고 인정되는 때에는 1년 이내의 기간을 정하여 연장할 수 있다.

제20조(대여 기간 경과 조치) 국가기록원장은 정당한 사유 없이 제18조에 규정한 대여기간이 경과한 경우에는 다음 각호의 조치를 취할 수 있다.

1. 대여 만료일로부터 1주일 경과시 1차 반납촉구 및 주의·경고

2. 1차 반납촉구기간 만료일로부터 1주일 경과시 기록물 강제회수 및 향후 5년간 대여중지

3. 기록물 반납에 불응할시 무기한 대여중지 및 법적 조치

제21조(대여 기록물의 관리) ① 기록물을 대여 받은 기관의 장은 기록물 보존장소의 환경조건을 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제60조 제1항 별표6에 준하는 조건으로 관리하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 국가기록원장이 인정하는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 기록물을 대여 받은 기관은 기록물을 파기·손상·은닉·유출 또는 위조·변조를 하여서는 아니 되며, 기록물의 안전한 보존관리를 위하여 국가기록원장이 정하는 사항을 성실히 준수하여야 한다.

③ 국가기록원장은 대여기록물에 대하여 년1회 이상 정수점검 및 상태점검을 실시할 수 있다

제22조(부정대여 금지 등) ① 기록물을 대여 받은 기관은 국가기록원장의 허가 없이 임의로 타 기관에 대여할 수 없다.

② 국가기록원장은 기록물을 대여 받은 기관이 부정적인 방법으로 대여 받은 사실이 발견될 경우에는 기록물의 대여중지․회수 등 적절한 조치를 취하여야 한다.

제23조(대여 기록물 훼손·분실 등 책임) 기록물을 대여 받은 기관은 그 기록물이 훼손되었을 경우 국가기록원장이 요구하는 바에 따라 기록물을 수리․복원하고 그에 수반되는 비용을 부담하여야 하며, 기록물이 분실되거나 도난 되었을 때에는 국가기록원장이 요구하는 바에 따라 그에 상당하는 금액을 변상하여야 한다.

부   칙

이 지침은 공포한 날로부터 시행한다.

[별지 제1호서식]

기록물 대여 신청서

대여기록물명 :

대여기관명
담당자
연락처
기록물 대여목적
기록물 대여기간
대여 기록물 형태/수량
기록물 대여 장소		건물명 : 주 소 :
기록물 관리계획	환경 조건	보존온도(℃) : 보존습도(%) : 항온·항습 장비 : 조명(룩스) :
	장비/시설 현황	소화설비 : 보안장비 :
	인력현황 (관리/운영)
기록물 포장·이송 방법
비 고

※ 별첨 : 대여 기록물 목록, 기록물 대여 장소·환경조건·장비/시설 현황 관련 사진, 대여 목적을 설명할 수 있는 계획서 등

[별지 제2호서식]

기록물 대여/반납 상태 확인서

관리번호			제목
기록물 형태			수량		생산년도
<기록물 상태기록> <기록물 특이사항> ※ 기록물 사진(전후, 좌우 등 전체 이미지 및 필요에 따라 세부 이미지) 첨부
국가기록원		직급 : 성명 : (인)
대여기관		직급 : 성명 : (인)
년 월 일

[별지 제3호서식]

기록물 대여 관리 대장

연번	기록물명	형태	수량	대여일	반납일	대여기관			비고
						대여기관	담당자	연락처

[별지 제4호서식]

기록물 대여/반납 인계·인수서

○ 대상기록물 :

○ 형태 / 수량 :

[붙임] 기록물 대여/반납 목록 1부.

20  .   .   .

인계자	인계기관	책임자		(서명)
		담당자		(서명)
인수자	인수기관	책임자		(서명)
		담당자		(서명)

[별지 제5호서식]

국가기록물 대여 서약서

본인은 국가기록원에서 대여 받은 기록물에 대해서 다음 사항을 준수할 것을 서약합니다.

1. 본 기록물은 대여목적 이외의 용도로 사용하지 않는다.

2. 기록물의 훼손․분실․도난․위조․변조 등이 일어나지 않도록 안전하게 관리하여야 한다.

3. 사용을 위해 부분적 복원을 하여야 하는 경우에는 기록물의 원형을 훼손하지 않는 최소한의 범위 내에서 이행하여야 한다.

4. 기록물 대여기간 종료 시, 지체 없이 기록물 반납에 관한 관련공문을 첨부하여 국가기록원에 반납한다.

5. 위 1, 2, 3, 4의 사항을 위반한 사실이 발생할 경우, 즉시 국가기록원에 관련사실을 통보하고, 시정 조치 또는 원상복구 및 민․형사상의 책임을 진다.

6. 기록물의 대여 및 관리에 관하여 국가기록물 대여관리 지침이 정하는 바에 의하여 관리하고 기간 만료 후 즉시 반납한다.

서약일자 :       년      월     일

서 약 자 :                           (인)

국가기록원장 귀하