국가기록원 예규 제 9호

국가기록원 교류협력 기록물관리 규정

제    정 2014.5.12. (예규 제 9호)

제1장 총칙

제1조 (목적) 이 규정은 국가기록원 교류협력 사업의 효율적인 추진을 위해 체계적인 교류협력 기록물의 관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (적용범위) 이 규정은 국가기록원이 타 기관과의 교류협력 사업을 수행함에 있어 생산․취득한 기록물에 적용된다.

제3조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “협정서”는 국가기록원이 타 기관과의 교류협력에 관하여 협의한 사항을 기재하여 공적으로 증명하기 위한 문서를 말한다.

2. “서한문”은 국가기록원이 기관장 명의로 타 기관에 발송한 서신 또는 타 기관의 기관장으로부터 수신한 서신을 말한다.

3. “수집자료”는 국가기록원이 타 기관과의 상호방문 중 또는 우편송부의 방식으로 습득한 기관·사업·연구성과․홍보 자료 또는 간행물 등을 말한다.

4. “기념품”은 국가기록원이 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중 또는 상호방문 중에 기관 명의로 획득한 물품을 말한다.

제2장 협정서의 관리

제4조 (협정서의 작성) ① 타 기관과 교류협정을 체결하고자 하는 부서는 별지 제5호서식의 양식을 참고하여 협정서를 작성한다.

② 협정서의 인쇄지는 특별한 사유가 없으면 복원연구과에서 지정한 한지를 사용한다.

제5조 (협정서의 관리) ① 각 부서에서는 체결이 완료된 협정서 원본을 표준협력과로 이송하여야 한다.

② 표준협력과는 별지 제1호서식에 따른 협정서 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 협정서를 보관해야 한다.

③ 표준협력과는 이송받은 협정서를 업무관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제6조 (협정서의 열람) ① 각 부서는 업무상 필요에 따라 협정서 열람을 요청할 수 있고 표준협력과는 이에 적극 응해야 한다.

② 표준협력과는 제1항에 따른 열람 시 별지 제4호서식에 따라 열람대장을 작성해야 한다.

제3장 서한문의 관리

제7조 (서한문의 작성) ① 타 기관과의 교류 시 서한문을 보내고자 하는 부서는 별지 제6호서식의 양식을 참고하여 서한문을 작성한다.

② 제1항의 서한문을 작성할 경우 각 부서는 미리 표준협력과에 서한문 작성 사실을 통보하고 표준협력과로부터 별표1의 관리번호를 부여받아 서한문에 기재하여 발송해야한다.

③ 서한문의 인쇄지는 특별한 사유가 없으면 복원연구과에서 지정한 한지를 사용한다.

제8조 (서한문의 관리) ① 제7조에 따라 서한문을 발송한 경우 각 부서는 그 서한문의 사본 1부를 표준협력과로 이송하여야 한다.

② 각 부서는 대외기관으로부터 서한문을 수신한 경우 원본을 표준협력과로 이송하여야 한다.

③ 표준협력과는 별지 제1호서식에 따라 서한문 관리대장을 작성하고, 별도의 장소를 지정하여 서한문을 보관해야 한다.

④ 표준협력과는 이송받은 서한문을 업무관리시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.

제9조 (서한문의 열람) 서한문의 열람은 제6조를 준용한다.

제4장 수집자료 및 기념품의 관리

제10조 (수집자료 요지의 작성) 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중에 수집한 자료의 양이 방대하거나 외국어로 작성되어 열람·활용이 용이하지 않을 경우 국문으로 요지를 작성해야 한다.

제11조 (수집자료의 관리) ① 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중에 자료를 수집한 경우, 그 원본 및 제10조에 따라 작성한 수집자료 요지를 표준협력과로 이송하여야 한다.

② 표준협력과는 별지 제1호서식에 따른 수집자료 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 수집자료를 보관해야 한다.

제12조 (수집자료의 열람) 수집자료의 열람은 제6조를 준용한다.

제13조 (기념품의 관리) ① 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 도중 기관 명의로 기념품을 획득한 경우, 별지 제3호서식의 설명카드를 작성하여 표준협력과로 이송하여야 한다.

② 표준협력과는 별지 제1호서식에 따른 기념품 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 기념품을 보관해야 한다.

③ 기념품은 제1항에 따라 작성한 설명카드와 함께 별도의 장소를 정하여 전시할 수 있다.

④ 표준협력과는 이송 받은 기념품이 공공기록물 관리에 관한 법률 제24조 및 동법 시행령 제57조에 따라 관리해야하는 행정박물에 해당하는 경우 해당 기념품을 업무관리시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.

부 칙

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 당시 기록관에 이관하지 않고 각 부서에서 직접 관리하고 있는 교류협력 기록물의 경우에도 이 규정을 적용한다.

[별표 1] 관리번호 체계

1. 기본 체계

	-					-
기록물 종류		연도					연번

※ 기록물 종류 기호

	협정서	발신 서한문	수신 서한문	기타 수집자료	기념품
對 국내기관	가	나	다	라	마
對 국외기관	A	B	C	D	E

2. 발신 서한문 본문에 기재되는 관리번호의 특례

NAK	-					-
		연도					연번

※ 서한문 본문에는 기록물 종류 기호 대신 “NAK”를 사용하고 관리대장 등에는 기록물 종류 기호를 사용(“나” 또는 “B”)

[별지 제1호서식] 교류협력 기록물 관리대장 서식

1. 협정서

협정서 관리대장

	관리번호	체결국·기관	체결부서 (국가기록원)	체결일	기한	문서요지	등록번호
1
2

2. 발신 서한문

발신 서한문 관리대장

	관리번호	수신국·기관	발신부서	담당자	발신일	문서요지
1
2

3. 수신 서한문

수신 서한문 관리대장

	관리번호	발신국·기관	수신부서	담당자	수신일	문서요지
1
2

4. 수집자료

수집자료 관리대장

	관리번호	생산국·기관	수집부서	수집일	수집경위	자료요지
1
2

5. 기념품

기념품 관리대장

	관리번호	건 명	부서명	경 위	국 가	날 짜
1
2

[별지 제2호서식] 교류협력 기록물 관리카드 서식

1. 협정서

관리번호		↑ 3.5cm ↓
등록일자
건 명
체결기관(국)
←―――― 5cm ――――→

2. 수집자료

관리번호		↑ 3.5cm ↓
등록일자
건 명
수집기관(국)
←―――― 5cm ――――→

3. 기념품

관리번호		↑ 3.5cm ↓
등록일자
건 명
국 가
←―――― 5cm ――――→

[별지 제3호서식] 교류협력 관련 기념품 설명카드 서식

선물명	수여 경위	사진
수여자 (수여일시)

[별지 제4호서식] 교류협력 기록물 열람대장 서식

교류협력 기록물 열람대장

	등록번호	열람 부서	성명	열람요청일	반납예정일	비 고
1
2

[별지 제5호서식] 교류협정서 표준서식

1. 국내기관용

협정서의 목적 및 성격에 따라 일정부분 변경 가능하나, 특별한 이유가 없는 한 위의 서식을 준수한다.

(제목)

국가기록원-○○○○간

○○○○에 관한(을 위한)협약서(협정서)

(전문) 체결주체를 명시하고 약정체결의 필요성과 의의를 간략히 언급

국가기록원과 ○○○(이하‘양 기관’이라 한다)는 ---------------- 위하여 다음과 같이 협약을 체결한다.

(본문) 목적, 협력내용, 협의조정, 협약 효력, 협약서 개수 등을 기재

제1조 (목 적)

제2조 (협력 내용)

1.

2.

제3조 (협의 조정)

제4조 (협약 효력)

(최종조항)

양 기관은 교류협력 협약서 ○부를 작성하여 상호 서명 후 각 ○부씩 보관한다.

○○○○ 년  ○ 월  ○○ 일

	(로고) 기관명
원 장 ○ ○ ○ (기관장서명)	직 책 ○ ○ ○ (기관장서명)

2. 국외기관용

협정서의 목적 및 성격에 따라 일정부분 변경 가능하나, 특별한 이유가 없는 한 위의 서식을 준수한다.

(제목)

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING

ON COOPERATION IN THE FIELD OF ARCHIVES

BETWEEN THE NATIONAL ARCHIVES OF THE REPUBLIC OF KOREA

AND                         .

(전문) 체결주체를 명시하고 약정체결의 필요성과 의의를 간략히 언급

The National Archives of the Republic of Korea------------------------------ -------------------------------------------,designated hereafter as "the Sides",

--------------------------------------------------------------------------

Have reached the following understanding:

(본문) 조문형식을 취하되, paragraph를 사용하거나 숫자를 조문 앞에 기재하여 약정의 구체적인 내용을 열거

Paragraph 1

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

Paragraph 2

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

(최종조항) 장소, 일, 연, 월, 상대국언어, 효력 우위 언어, 효력기간, 협정문 수 기재

For the National Archives of the Republic of Korea (기관장서명) (기관장성명) President fo the NAK	○○○○○ (기관장서명) (기관장성명) Director General of ○○○○○

[별지 제6호서식] 국가기록원 발신 서신 양식

서한문의 목적 및 종류에 따라 일정부분 변경 가능하나, 특별한 이유가 없는 한 위의 서식을 준수한다.

		National Archives of Korea REPUBLIC OF KOREA
기관명, 도로명 주소, 구, 지역, 우편번호000-000 Phone: +82(00)000-0000 Fax: +82(00)000-0000 E-mail: 0000@korea.kr
(수신자) ○○○○○ (수신기관) ○○○○○ (수신기관 주소) ○○○○○			(날짜) 월, 일, 연도 (서신번호) Ref : NAK -○○○○-○
Dear , (인사말) (본문) (끝맺는 말) Yours sincerely,
(기관장 서명) (기관장 성명) President National Archives of Korea