개요

1. 온나라시스템 접수 비전자문서 등록 기능에서 일선 공무원 사용자들에게 혼란을 주고 있어 그 내용을 아래와 같이 제안합니다. 2. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제18조 문서 접수에서 민원인이게 받는 민원서류 및 제증명관련서류(여권신청서, 주민등록신청서) 등을 접수로 등록하는지 여부? 3. 여기서 "민원서류 접수받다.", "서류를 접수받는다"라는 일상대화나 화법에서 접수 단어를 쓰기에 민원서류의 등록을 온나라시스템 접수 비전자문서 등록으로 사용중인 기관이 대부분임. 하지만 이는 사무규칙과 법적으로도 맞지 않습니다. 설명을 드리면 민원관련 문서는 원본이 하나이고 진본을 가진 문서가 기관으로 들어오기 때문에 생산 등록을 해야합니다. 문서관리의 기본에서 혼란이 있어 시스템 개선요청드립니다. 4. 온나라시스템 접수 비전자문서 등록메뉴를 공무원사용자들이 쉽고 이해하기 편하고 사무규칙, 법 등의 내용이 포함되도록 개선요청 드립니다. 5. 온나라시스템 비전자문서 등록에 대한 메타데이터를 사용자(공무원)들이 이해하기 쉽게하여 혼란을 없애고 국가기록관리가 잘 될 수 있도록하고 제안드립니다.

현황 및 문제점

현재 온나라시스템의 기능 중 비전자 문서의 접수하는 기능이 현직 공무원들의 일선에 혼란이 있고 서로 이해하는 내용이 달라 이를 개선하기 위해 제안드립니다. 1. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제18조 문서 접수에서 민원인에게 받아 접수하는 민원서류, 진정서, 제증명관련서류(여권신청서, 주민등록신청서 등)의 문서 등록이 접수인지, 생산인지 여부가 혼란스럽습니다. 2. 접수란 그 원본은 발신기관에 있고 수신기관에서는 사본이 들어오는 것으로 온나라시스템의 메타데이터를 [그림1]과 같이 살펴보면 다음과 같습니다. [그림1] 온나라시스템의 접수 비전자문서 등록 화면 입니다. 온나라시스템 비전자 문서 접수 등록 메타데이터에서 발신기관명 및 시행일자가 필수입니다. 또한 필요 메타데이터 중 생산기관등록번호도 기입하게 되어있습니다. 이는 전자문서생산시스템을 사용하지 않거나 형식이 갖추지 않은 시스템을 사용하고 규모가 적은 기관이나 협회, 민간기업에서 종이문서를 만들어 FAX, 우편으로 송부가 되면 공공기관에서 접수 받는 것으로 이해하고 있습니다. 하지만 일선 공무원들은 민원서류접수, 단순제증명서류접수도 접수기능을 통해서 등록하고 있습니다. 이유는 단순하게 접수받았다는 일상대화를 사용하기 때문에 "접수"로 등록한다고 합니다. 현재 온나라시스템 접수 등록 기능에는 민원인이름을 기입하는 메타데이터가 존재하지 않습니다. 즉 민원서류에 대한 접수는 등록할 수가 없습니다. 그래서 현재 기관에서는 생산 으로 접수하고 있습니다. 이유는 민원인이 작성한 문서들의 성격은 원본이며 기관에서 관리하기 때문에 생산이라고 판단되어집니다. 이 문서가 생산으로 등록 후 타기관이나 부서로 갈때 접수로 등록을 해야합니다. 「공공기록물관리에관한 법률」에 의거 생산문서의 문서등록번호는 문서 왼쪽 위에 표시해야하고 접수문서의 접수등록번호는 문서 오른쪽 위에 기입해야합니다. 모든 공문서를 작성하고 관리하는 기본 생산단계에서부터 어긋나게 관리가 된다는 것입니다. 또한 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」에서도 전자문서생산시스템의 기능 내용, 그리고 온나라시스템 사용 메뉴얼에도 자세하게 나타나지않고 있습니다. 국가기록의 기본과 초석이 되고 많은 공무원들이 사용하는 시스템인 온나라에서 빠른 시일안에 기능 개선이 필요하다고 판단이 되어집니다. 1년전에 온나라시스템 서비스데스크에 개선해달라고 했지만 아직 개선이 되지 않고 있습니다.[그림2, 3, 4]

개선방안

[개선요점] - 온나라시스템 등록 메타데이터 개선요청 - 문서유형 지침 전파 공문 시달 [개선1] 중앙이나 특수기관에서는 민원접수사례가 많이 없고 많은 관심이 떨어져있는 기록물 분야이기 때문에 온나라시스템의 기능개선이 초기 개발 후 개선되지 않아 보입니다. 하지만 자치단체에서는 하루에도 많은 민원서류가 접수되고 있습니다. 일반 사용자(공무원)들은 “접수”라는 글이 들어가면 모두 접수등록이라고 판단하고 있습니다. 예를 들어 주민등록신청접수증, 인감대장접수증, 여권신청접수증은 접수등록이 아닌 생산등록으로 접수해야합니다. 이유는 기관에서 만든 서식을 가지고 민원인이 기관에 제출한 건들을 모아 단위과제카드를 만들고 과제를 만들고 철을 만들기 때문입니다. 또한 민원 접수서류의 원본은 하나이고 이를 기관에서 관리하기 때문에 생산이라고 판단됩니다. 민원인 한사람에게 받는 문서를 생산으로 등록해야하나 접수로 대부분 등록하고 있습니다. 하지만 접수의 메타데이터를 보면 사람에 대한 메타데이터가 전무합니다. 이것은 문서가 생산등록번호가 생기는 것이냐 접수번호를 생기냐의 문서의 성격, 유형이 달라지는 굉장히 중요하고 기본 작업입니다. 이는 온나라시스템 비전자 문서 등록 기능에 메타데이터 선정이 잘못되었기 때문입니다. 기존 “생산 비전자문서 등록”, “접수 비전자문서 등록”의 문구를 조금 더 자세하게 개선을 한다면 일선 공무원들이 혼란이 줄어들 듯 합니다. 예를 들어 “생산 비전자문서 등록”은 “기관 생산 비전자 문서”로 변경 접수는 “접수 비전자문서 등록”은 “대외 기관 접수 비전자 문서”로 변경 그리고 "민원 접수 비전자 문서" 추가 그리고 비전자 문서 등록의 세부메타데이터들도 좀 더 자세하게 기입이 될 수 있도록 기능 개선 부탁드립니다. 또한 문서 종류별로 생산인지 접수인지 설명문구도 기입해주시면 더욱 혼란을 줄일 수 있을 듯합니다. 예를들어 여권서류접수, 민원서류등은 어떻게 등록하는 지침이 없습니다. 이것을 등록화면에 어떻게 등록 하는 것인지 빨간색으로 적어주면 될 듯 합니다. * 등록 메뉴 아래 빨간 글씨로 문서 스캐닝관련 설명이 좋은 예라고 할 수 있습니다.[그림5] [개선 2] 온나라시스템의 등록 메타데이터가 맞고 개선하지 않아도 된다고 행정안전부에서 결정이 되었다면 행정안전부에서 이 내용을 공공기관에 시달하여 민원서류의 등록이 "접수"가 맞는 지 "생산"이 맞는지에 대해서 공문 시달을 해주기를 제안드립니다.

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