		지방자치단체 자료관 및 기록물전산관리시스템 설치지침

2000. 7

행 정 자 치 부

정부기록보존소

	〈 목 차 〉
1. 추진배경 2. 추진근거 3. 자료관 설치대상 4. 자료관의 기능 5. 자료관 설치 세부지침 가. 명 칭 나. 설치부서 다. 조직체계 및 인력배치 라. 서고 및 사무실 확보 마. 기록물관리 전산장비 6. 행정사항 가. 자료관설치 준비팀 구성·운영 나. 예산확보 다. 자료관 운영규칙 제정

지방자치단체 자료관 및

기록물전산관리시스템 설치 지침

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

	〈 개 요 〉
□ 본 지침은「공공기관의기록물관리에관한법률」및 동 시행령·시행규칙의 제정·시행에 따라, □ 현행 문서과·행정자료실 등 유사기능을 자료관으로 통폐합 및 지방자치단체별 기록정보센터로 구축하고, □ 공무수행관련 모든 기록물의 전산관리 및 주요 기록물의 디지털화를 추진하여, □ 전자정부 구현과 행정의 경쟁력 강화 및 지방화 시대에 적극 기여하도록 하기 위한 것임

1. 추 진 배 경

□ 공공기관의 기록물을 체계적·효율적으로 관리하기 위한 법령 제정·시행

- 1999.  1. 29「공공기관의기록물관리에관한법률」제정·공포

- 1999. 12.  7 동 시행령 제정·공포

- 1999. 12. 30 동 시행규칙 제정·공포

- 2000.  1.  1 위 법령 시행

□ 전자정부 구현을 위한 기록물의 전산관리체제 확립

- 문서의 생산부터 보존·폐기, 공개·활용까지 전산관리로 전환

- 처리과 ↔ 자료관 ↔ 정부기록보존소를 전산시스템으로 연결하여 중앙부처 및 지방자치단체의 신속한 검색·열람망 구축

□ 자치단체별 기록정보센터 구축으로 지방화시대에 기여

- 공무관련 문서·간행물·시청각물 등 주요 기록물의 체계적 선별 분류 및 보존, 공개활용 필요

- 특히 지방자치의 발전에 따라 권역별 기록물 보존분담 필요

- 이를 위하여 특별시, 광역시·도에 대해서는 지방기록물관리기관을 설치하여 자체관리할 수 있도록 근거마련

2. 추진근거

□ 공공기관의기록물관리에관한법률('99.1.29, 법률 제5709호)

제7조(지방기록물관리기관) ①특별시·광역시 또는 도는 당해 지방자치단체 및 그 관할구역안에 있는 시·군 또는 지방자치단체인 구(이하“관할내 지방자치단체”라 한다)의 기록물을 중앙기록물관리기관으로 이관하지 아니하고 직접 관리하고자 하는 때에는 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 지방기록물관리기관을 설치·운영할 수 있다.

제9조(자료관) □공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령령이 정하는 공공기관은 자료관을 설치·운영하여야 한다.

3. 자료관 설치대상

□ 특별시·광역시·도 및 시·군·구(지방자치단체인 구를 말한다)

□ 동 시행령 제3조 각호의 1에 해당하는 공공기관 지방공사 및 지방공단중 다음 기준에 해당하는 기관

- 당해 기관 및 소속기관의 연간 기록물 생산량이 1천권 이상인 기관

- 당해 기관 및 소속기관의 보존대상 기록물이 5천권 이상인 기관

□ 기타 자료관 설치대상은 시행령 제5조 및 시행규칙 제2조 참조

4. 자료관의 기능

□ 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리업무 총괄

- 공무수행관련 기록물관리, 보존·폐기, 이관, 공개활용 등

第9條(資料館) ②資料館은 다음 各號의 業務를 수행한다.

1. 당해 公共機關의 記錄物의 蒐集·보존 및 活用

2. 資料館이 設置되지 아니한 소속 公共機關의 記錄物管理

3. 專門管理機關으로의 記錄物의 移管

4. 專門管理機關과의 협조에 의한 記錄物의 相互活用 및 보존의 分擔

5. 당해 公共機關의 記錄物에 대한 情報公開請求의 접수

6. 기타 당해 公共機關의 記錄物管理에 관한 사항

5. 자료관 설치 세부사항

	단계별 추진사항
□ 제1단계(2000. 1∼2000. 12) - 문서, 간행물, 시청각물 등의 목록전산화 추진(계속사업) - 문서과(계), 행정자료실 등을 「자료관」으로 통폐합 □ 제2단계(2001. 1∼2002. 12) - 전산관리시스템 및 디지털기록정보 D/B구축(계속사업) - Digital Service 개시추진

가. 명   칭

□“공공기관명 ／ 자료관”(한자 또는 한글)으로 표기

예)“대전광역시 자료관”,“서울特別市 中區廳 資料館”등

나. 설치부서

□ 총무(서무)부서 또는 기획관리부서에 설치

- 현재 문서관리를 총괄하고 있는 부서에 설치를 원칙으로 함

(시행령 제5조 제2항 참조)

다. 조직체계 및 인력배치

□ 유사기능 통폐합 추진

- 현행 문서관리 및 행정자료실관리는 반드시 통폐합 추진

- 기타 정보공개접수창구, 전시실, 시청각자료실 등의 유관부서도 자료관으로 일원화 추진

□ 조직체계

- 자료관의 장 : 소속부서의 장(총무과 설치시 총무과장 등)

- 운영담당 : 5∼6급 상당의 실무책임으로 신규 업무분장

- 인원구성 : 운영을 담당하는 기록물관리 전문요원과 문서관리/간행물관리/전산시스템운영/전시실운영 등을 담당할 실무자들로 구성

【 조직체계 기본모델 】

																							자료관의 장
																							운영담당
	문서관리												간행물 관 리																					시청각물 관 리											전산시스템 운 영

【 업무분장 기본모델 】

구 분	업 무 분 장	비 고
자료관의 장	□ 자료관운영 총괄
운 영 담 당 (기록물관리 전문요원)	□ 자료관운영 실무담당 □ 기록물분류기준표 관리 □ 기록물정리행사 지도감독 □ 처리과 기록물관리책임자 교육 □ 기록물 폐기심의회 운영	5∼6급으로 업무분장
문 서 관 리	□ 문서수발·접수처리 □ 기록물생산현황 보고, 이관업무 □ 문서고 관리
간행물관리	□ 간행물 및 행정자료실 관리
시청각물관리	□ 각종 행사 시청각물 생산·관리 □ 시청각물 디지털변환 및 활용
전산시스템운영	□ 기록물생산목록 등 D/B구축 □ 주요 문서의 디지털화 □ 전산망 검색체제 운영

□ 기록물관리 인력배치 기준

- 기록물관리 전문요원 1명이상 배치의무(시행령 제40조제2항)

·중앙행정기관 2004년말, 자치단체 2006년말, 소속기관 2008년말, 기타 공공기관 2010년말까지 동 시행령에 따라 확보추진

·공식 임용배치까지는 일반직·특정직·별정직공무원을 기록물관리 전문요원으로 간주

라. 사무실 및 서고 등 시설확보

□ 독립된 사무공간 확보추진 : 최소 10평 이상(문서고 별도)

- 부득이한 경우, 행정자료실 등 기타 사무실 활용방안 강구

□ 기록물서고 등 보존시설은 시행령 별표7에 따라 보완

- 현재 일부 자치단체에서는 지하서고, 가건물 서고를 사용하여 홍수로 인한 침수, 화재, 곰팡이 등에 극히 열악한 상태에 있음

- 간행물은 현행 행정자료실 등을 재정비하여 활용

※ 신청사 건립계획이 있는 지방자치단체에서는 반드시 별도의 자료관 사무공간, 기록물서고 등 반영조치

마. 기록물관리 전산시스템 구축

□ 기본방향

- 정부기록보존소 ↔ 시·도 등 자료관 ↔ 처리과를 전산시스템으로 연결하여, 정부기록물의 종합적 검색활용체제 구축

·시·도, 시·군·구 공무원들이 PC로 기록물 검색활용

- 전산관리표준화에 따라 중앙·지방간 기록정보 호환성 확보

- 특별시, 광역시·도부터 추진한 후, 기초자치단체로 확대

□ 전산장비			문서관리 시스템	:	문서 등 종이류 기록물
			시청각물 시스템	:	사진 녹음 영상자료
			비밀문서 시스템	:	비밀원본(보안시스템)
			웹 관리 시스템	:	인터넷, 전산망 연결

(이상 세부내역은  [붙임 1] 참조)

□ 정부기록보존소에서「지방기록물관리S/W」개발보급 및 전산시스템 설치운영 지원·교육 등 세부사항은 추후 통보예정

※ 위의 기록물전산관리시스템 사항은 특별시, 광역시·도에 해당하는 사항임

6. 행 정 사 항

가. 자료관설치 준비팀 구성·운영

□ 기획관리부서 또는 총무(서무)부서의 장 책임하에 총괄준비반을 구성하여 설치완료시까지 운영

- 총괄책임자 : 기획관리담당관 또는 총무(서무)과장

- 준비요원구성 : 문서 및 간행물 관리부서 실무담당자

전산 또는 시설관리 등 실무담당자

기타 필요한 자

나. 기록물 전산관리시스템 예산확보

□ 전산관리시스템 구축을 위한 예산확보( [붙임 1]의 장비 참조)

□ 특별시, 광역시·도에 대해서는 「2001년 자치단체예산편성지침」에 그 내용을 포함하여 시달 예정임

※ 기초자치단체에 대해서는 시·도주관하에 2002년도부터 예산확보 및 전산시스템 설치추진

다. 자료관 운영규칙 제정

□ [붙임 2]를 참고하여 자체 실정에 맞도록 규칙 또는 예규로 제정

[붙 임 1]

【 시·도 기록물전산관리 시스템 기본모델 】

(단위 : 천원)

품 명		수 량	추정액	우선순위
문서기록물 전산시스템	1. 기록물관리서버/디스크어레이 RDBMS, 검색엔진	1	449,000	1	1
	2. 기록물열람서버/디스크어레이 RDBMS, 검색엔진	1			4
	3. 광디스크 쥬크박스, 관리S/W	2			2
	4. 문서스캔 시스템	3			3
	5. 도면스캔 시스템	1			5
	6. 입력·검색 장치	3			6
	7. 출력장치	1			7
시청각기록물 전산시스템	1. 시청각기록물관리서버/RDBMS	1	398,000	2	1
	2. 시청각기록물열람서버/디스크어레이, RDBMS, 검색엔진	1			5
	3. DVD쥬크박스, 관리S/W	1			2
	4. 동영상제작 및 변환장치, 관리단말	1			6
	5. 사진/필름 입력장치	1			3
	6. 음성자료 제작장치	1			7
	7. 시청각기록물 제작S/W	1			4
비밀기록물 전산시스템	1. 비밀기록물관리서버/RDBMS	1	44,000	3	1
	2. 입력·검색장치	2			2
기타 소프트웨어	1. 이미지라이브러리	1	17,000	1	1
	2. 응용S/W 보완 및 설치	1			2
총 액			908,000