1310155-123121-1

기록물관리법 특별교육 교재

1999∼1999

정부기록보존소 행정과

※ 참 고 사 항

(1) 이 자료는「공공기관 기록물관리제도」에 대한 교재로서, 공공기관 기록물관리 법령에 규정되어 있는 문서철 표지, 색인목록, 등록번호, 쪽표시 요령, 편철방법 등을 보여주기 위하여「개선문서철」의 견본형식으로 제작한 것입니다.

(2) 이 자료가 추가로 필요할 경우에는 행정자치부 인터넷홈페이지(http://mogaha.go.kr) □새소식□을 통하여 내용을 받아볼 수 있습니다.

기록물관리법 특별교육 교재

분류번호 : 1310155-123121-1                                  (생산년도 : 1999)

일련번호	일 자	등록번호	제 목	보낸 기관	받은 기관	쪽표시	전자문서 여 부	비 고
1	12. 10	1310155-9	공공기관 기록물관리법 특별교육 교재 배부	정부기록 보 존 소	가, 나, 다, 라	1

정부기록보존소

우 302-701/대전광역시 서구 둔산동 920 정부대전청사2동406호 / 전화 042)481-6263 / 전송 472-3903

행 정 과   과 장  나 권 일    연구관  김 재 순   담당자  윤 제 양

문서번호 1310155-9
시행일자 '99. 12. 10. ( )
수신 수신처 참조
참조

보존기간		소 장
공개여부		/
과 장
사무관
기안자				협조
심사자		심 사 일

제목  공공기관 기록물관리법 특별교육 교재 배부

1. 국정운영의 투명성 확보와 책임행정구현, 후대 기록유산의 안전한 보존 및 공공기관 기록정보의 효율적 활용을 도모하기 위하여 제정된 공공기관의기록물관리에관한법률이 2000년 1월 1일부터 시행되고 있습니다

2. 이에 붙임과 같이 동 법률의 교육을 위한 교재를 배부하오니 소속공무원 전원에게 공람시키고, 2000년 2월말까지 기관별로 특별교육을 실시하여 주시기 바랍니다.

붙임  공공기관 기록물관리법 교재 1부.  끝.

정부기록보존소장

수신처 가, 나, 다, 라

견본공문

[붙 임]

공공기관 기록물관리법

1999

행 정 자 치 부

정부기록보존소

목      차

□□□□□□□□□□□

Ⅰ. 기록물관리법 제정 개요

1. 제정배경	3

2. 기록물관리법 제정의 기본방향	4

Ⅱ. 기록물관리법 주요내용

1. 적용범위	5

2. 기록물관리기구	6

3. 관리대상 기록물과 생산의무	10

4. 기록물 등록	12

5. 기록물 분류	15

6. 기록물분류기준표	19

7. 기록물의 편철 및 보관	29

8. 기록물의 보존분류	34

9. 기록물 정리와 생산현황 보고	38

10. 기록물 이관	40

11. 기록물의 서고보존	44

12. 기록물의 공개 및 열람	47

13. 기록물 폐기	51

14. 대통령 기록물의 보존관리	52

15. 비밀기록물의 보존관리	54

16. 전자문서의 보존관리	56

17. 시청각기록물의 보존관리	57

18. 간행물의 보존관리	58

19. 일반도서의 보존관리	60

20. 국가기록물 지정·관리	61

21. 기록물관리 전문요원	61

22. 처 벌	63

Ⅲ. 행정사항

1. 각급기관 조치사항	64

2. 강조사항	65

기록물관리법 제정개요

□ 제정 배경

기록보존의 중요성

·기록자료가 보존되어야만 투명한 국정과 책임행정구현 가능

- IMF환란, 성수대교 붕괴, 삼풍백화점 사고 등의 원인 규명자료

·증빙문서의 보존은 국민의 신분·재산상의 권익보호와 직결

- 고아원의 아동대장, 일제 지적도 등은 부모상봉 또는 토지소유권 회복 가능화

·보존된 기록자료가 장기간 경과후에는 모두 역사자료로 활용

·Knowhow의 축적활용으로 업무 효율화에 기여

기록보존의 현실

·중요기관일수록 기록도 안 남기고 보존도 부실

·중요사안일수록 의사결정과정상의 회의록, 검토서, 대화록 등을 미작성

·책임이 따르는 문서일수록 단기보존, 무단파기 성행

·기록자료를 정보자료가 아닌 창고의 물품정도로 취급

·빈약한 기구·인력에 전문가도 없이 기록물관리를 일제침략이래 방치

※ 200년 역사의 미국은 2억권, 5000년 역사의 한국은 80만권 보존

□ 기록물관리법의 기본골격

·국가적 기록물 관리체제 및 기구의 확립

- 중앙·지방·특수관리기관, 자료관 및 특수자료관, 기록물관리책임자

·회의록·검토서·시청각물 등 중요사항에 대한 기록 생산 의무화

·기록물 전산등록·분류제도로 문건단위까지 사후추적 가능화

- 건단위의 등록번호, 철단위의 분류번호 부여 및 ID화로 전산추적

·기록물 편철 및 보관의 현대화·표준화로 훼손방지 및 정보관리 체계화

·「기록물분류기준표」제도 도입으로 보존분류 합리화

- 각급 기관의 행정적 시각과 전문기관의 역사적 시각을 결합한 기록물분류기준표의 작성

·보존위주의 기록물관리를 공개·활용위주의 정보관리로 전환

- 전산관리를 전제로 한 보존제도와 공개열람 절차 완비

·각급 기관 및 전문관리기관의 보존시설·장비 및 관리를 표준화

- 전산관리와 항온항습의 안전한 장기보존 조건구비 및 호환성 확보

·대통령 기록, 비밀기록, 시청각기록물 등 중요역사자료 보존 강화

·기록물 무단파기·은닉·멸실행위 형사처벌

- 무단파기 7년이하 징역, 은닉행위 3년이하 징역 등

기록물관리법 주요내용

□ 적용범위

·적용범위는 국가기관, 지방자치단체, 기타 대통령이 정하는 기관

국가기관

·입법부, 사법부, 행정부, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회, 국가정보원

지방자치단체

·특별시·광역시·도 및 시·군·구(지방자치단체인 구)

·특별시·광역시·도교육청 및 지역교육청

대통령이 정하는 기관(영 제3조)

·정부투자기관관리법 제2조의 규정에 의한 정부투자기관

·지방공기업법에 의한 지방공사 및 지방공단

·특별법에 의하여 설립된 법인

·초·중등교육법 및 고등교육법 기타 다른 법률에 의하여 설립된 각급학교

(법 제2조, 영 제3조)

□ 기록물관리기구

·기록물관리기구로 중앙기록물관리기관, 특수 및 지방기록물 관리기관, 자료관 및 특수자료관을 설치 운영

·각급 처리과에는 기록물관리책임자를 지정·운영하여 기록물 관리의 책임한계를 명확화

기록물관리기구

·중앙기록물관리기관  -----	정부기록보존소(법 제5조, 영 제4조)

·특수기록물관리기관  -----	국회, 법원, 헌법재판소, 중앙선관위,

국가정보원, 육·해·공군에 설치가능

(법 제6조)

·지방기록물관리기관  -----	특별시, 광역시·도에 설치가능(법 제7조)

·자  료  관 -------------	자료관 설치대상으로 지정된 각급	공공 기관에 설치(법 제9조, 영 제5조, 규칙 제2조)

·특수자료관 -------------	통일부, 외교통상부, 국방부, 대검찰청,

경찰청 등에 설치가능(법 제10조, 영 제6조)

·기록물관리책임자 --------	각 처리과에 지정 운영(규칙 제3조)

※ 특수기록물관리기관 및 지방기록물관리기관은 설치하지 않을 수도 있으며, 이 경우 중앙기록물관리기관에서 위탁관리 가능함

중앙기록물관리기관(법 제5조)

·기록물관리 정책 및 제도의 관리

·중앙행정기관의 준영구 이상 기록물관리

·전문관리기관이 미설치된 지방자치단체의 준영구 이상 기록물관리

·전문관리기관이 미설치된 헌법기관 등의 기록물 위탁관리(영 제4조)

·국가기록물 지정 및 관리

·기록물 관리기술 및 기법의 연구·보급·표준화, 교육실시

·기록물관리 지도·감독, 교류·협력 등

·중앙행정기관 및 지방자치단체 소관 기록물분류기준표 작성 고시

(영 제12조)

특수기록물관리기관(법 제6조)

·관할 공공기관의 기록물관리 및 지도·감독

·중앙기록물관리기관과의 기록물관리 협력

지방기록물관리기관(법 제7조)

·관할 지방자치단체의 준영구 이상 기록물관리

·관할 지방자치단체의 기록물관리 지도·감독

·중앙기록물관리기관과의 기록물관리 협력

자 료 관

·설치대상기관(영 제5조)

1. 중앙행정기관

2. 중앙행정기관의 소속기관중 지방보훈청, 지방국세청, 서울·김포·부산 ·인천·대구·광주세관, 고등검찰청, 지방검찰청 및 지청, 지방교정청, 지방병무청, 지방경찰청, 체신청, 환경관리청, 지방환경관리청 및 국립환경연구원, 지방노동청, 지방국토관리청, 지방철도청, 부산·인천·여수지방해양수산청

3. 특별시·광역시·도 및 시·군·구(지방자치단체인 구를 말한다)

4. 특별시·광역시·도교육청 및 지역교육청

5. 국·공립대학

6. 국방부장관, 합동참모의장 및 육군·해군·공군 참모총장이 정하는 군기관

7. 영 제3조 각호의 1에 해당하는 공공기관중 관리하여야 하는 기록물의 양이 행정자치부령이 정하는 기준을 초과하는 공공기관(규칙 제2조)

- 당해 기관 및 소속기관의 연간 기록물 생산량이 1천권 이상인 기관

- 당해 기관 및 소속기관의 보존대상 기록물이 5천권 이상인 기관

·기획관리실·총무과 등 총괄부서에 설치(영 제5조)

·20년 이하 보존기록물 관리(영 제17조)

·자료관이 없는 소속 공공기관의 20년 이하 기록물관리(법 제9조)

·전문관리기관으로 기록물이관 등 전문관리기관과 협력(법 제9조)

·간행물, 일반도서 등의 관리(법 제16조, 영 제33조 내지 제34조)

·정보공개 창구역할 수행(법 제9조)

특수자료관(법 제10조)

·비공개 기록물을 주로 생산·관리하는 부서에 설치(영 제6조)

·당해 기관 및 자료관이 없는 소속기관에 대한 자료관 역할(영 제5조)

·준영구 이상 기록물중 비공개 기록물을 30년간 관리 후 전문관리기관  으로 이관(법 제12조, 영 제27조)

기록물관리책임자(규칙 제3조)

·각 처리과에 지정 운영

·기록물의 생산·발송·접수등록과 기록물철의 등록관리

·처리과 기록물분류기준표 관리

·단위업무별 기록물철 작성기준 수립

·기록물 정리·보관·이관에 관한 사항

·간행물·일반도서의 등록관리

※ 종전의 사무관리규정에 의한 처리과 문서관리책임자 관련규정은 폐지되고, 기록물관리책임자로 대체되었음

□ 관리대상 기록물과 생산의무

·공식 결재문서뿐 아니라 검토서, 회의록, 업무노트, 일정표 및 방문객명단, 반려 또는 수정시 원본문서까지 보존관리

·주요사항에 대하여는 검토서, 회의록, 시청각기록물을 의무적으로 생산토록하여 역사적 사실보존 강화

기록물의 작성의무 부과 필요성

·회의록, 검토서 등 실체적 기록이 없어 과거사 규명 곤란

- 역사의 정확한 보존과 공정한 평가가 불가능

·책임소재 불명확으로 투명한 국정과 책임행정구현 저해

- 주요 정책을 결정한 사람은 숨고 정리한 사람만 남는 기록구조

□

주요 사항에 대한 기록물의 생산의무 부과 규정

(법 제11조, 영 제7조 내지 제9조, 제11조)

조사·연구·검토서의 작성의무(영 제7조)

·법령의 제정·개정 등 주요 정책사항

·외국과의 조약·협약·협정 등의 체결

·대규모 공사나 사업, 중요 인·허가 사항 등

·행정예고 의무가 따르는 주요 행정처분 등

※ 정책이나 의사결정이 어떤 정보에 근거했는지 근거를 남기기 위한 것임

회의록의 작성의무(영 제8조)

·대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의

·차관급 이상으로 구성·운영되는 정책의 심의 또는 조정을 위한 회의

·차관급 이상 참석의 당정협의회의

·조사·연구·검토보고서 작성대상업무와 관련하여 국장급 3인 이상이 참석하는 정책의 심의 또는 조정을 위한 회의 등

·회의록 작성 방법

- 회의명, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자·배석자, 진행순서 및 상정안건, 발언록(주요 회의는 속기록 또는 녹음테이프), 회의결과 등 포함

- 회의주관기관, 주관기관 불분명시 선임기관이 작성

시청각기록물 생산의무(영 제9조)

·대통령, 국무총리, 중앙행정기관의 장 등의 인물사진과 국정활동사항

·국가·지방자치단체 등의 주요행사

·외국원수 등 주요 인사의 한국관련 주요동정

·외국과의 조약·협약·협정체결 등과 관련한 사항

·대규모 공사 또는 사업

·공사 등으로 사라지는 지형, 구조물중 사료적 가치가 높은 사항

·주요 사건 또는 사고

·증거적 가치가 높은 현장 또는 형상

·최초의 국산 인공위성 등 사료적 가치가 높은 최초의 출현물

□ 기록물 등록

·모든 기록물은 등록하여 등록번호 부여(법 제12조)

·기록물 등록은 반드시 처리과별로 전산으로 등록

·미등록시 기록물 은닉죄로 3년이하 징역 등 처벌 가능

관리대상 기록물(영 제7조 내지 11조)

·공문서, 조사·연구·검토서, 회의록·시청각물

·대통령, 국무총리·중앙행정기관의 장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방문객 명단 등

·결재 또는 검토과정에서 반려 또는 수정된 주요 원본문서

·공공기관의 주요 행사·사업에 관한 시청각기록물

·대통령, 국무총리·중앙행정기관의 장 등 주요 직위자의 인물사진 및 업무활동 시청각기록물

등록방법

·처리과별로 생산·접수기록물을 통합하여 등록관리(영 제10조, 규칙 제4조)

·모든 생산·접수기록물에 처리과기관코드+연도별등록일련번호로 구성되는 기록물 등록번호 부여

	6010509		-	35
							→ 등록연번
							→ 처리과 기관코드
※ 문서번호 : 분류번호개념(종래) ∀ 등록번호, 고유번호(개선)

·전자문서시스템 설치 운영기관	···	정부표준의 등록관리가 되도록 시스템을 개선하여 전자문서시스템으로 등록(영 제30조, 규칙 제38조)
전자문서시스템 미설치 기관	···	중앙기록물관리기관에서 보급한 S/W를 사용하여 등록

등록시기

·결재 또는 보고 종료시, 수정 또는 반려시, 접수시(규칙 제4조)

·사진, 필름 등은 보존기록물로 선정시, 녹음·비디오 등은 편집 등 작품 완성시

(규칙 제4조)

등록번호 표시(규칙 제5조)

·기안문·시행문 서식의 생산문서는 문서번호란에 등록번호 표기

·카드·도면·보고서 등은 좌측상단에 등록번호 표기

·시행문 서식의 접수문서는 접수번호란에 등록번호 표기

·기타 접수문서는 우측상단에 별도의 접수처리 표시를 하여 등록번호 표기

·사진·테이프·필름·디스켓 등에도 등록번호 표기

※ 접수한 기록물의 경우는 생산등록번호(생산기관에서 좌측상단에 표시)와 접수등록번호(접수기관에서 우측 접수란에 표시)를 모두 가지고 있으나, 그 문서를 접수하여 관리하는 처리과에서는 접수등록번호가 그 문서의 등록번호로 역할을 하게 되는 것임.

첨부물의 분리등록(영 제10조)

·일반문서에 첨부된 녹음테이프, 큰 도면 등 기록물종류나 규격이 달라 함께 관리가 곤란한 첨부물은 첨부물분리등록 방법을 사용하여 등록

·첨부물 분리등록시 등록번호는 본문과 동일한 등록번호에 첨부번호가 추가됨

(규칙 제4조 별지 제1호서식)

- (예)「국무회의록」문건에 첨부된 발언록테이프 : 녹음테이프만 떼어내 첨부등록 가능

- (예) 농지전용허가서에 첨부된 지적도면 : 도면만 따로 떼어내 첨부등록 가능

등록파일

·모든 등록파일은 기록물관리기관에 제출(법 제12조, 영 제19조)

·한번 등록으로 문서등록대장, 생산문서목록, 문서철 색인목록, 이관문서목록, 보존문서목록을 모두 처리

·문서 한건이라도 임의폐기 또는 멸실시 전산으로 추적 가능(영 제10조)

·기록물 등록파일은 임의로 삭제 또는 수정 불가하며, 삭제 또는 수정시는 본래의 내용도 남아있게 해야 함(영 제10조, 규칙 제6조 및 9조)

□ 기록물 분류

·모든 기록물은 사안별로 기록물철을 만들어 기록물철등록부에 등록

·기록물철에는「처리과기관코드 + 단위업무번호 + 기록물철 등록연번」으로 구성되는 분류번호 부여

·기록물등록대장에는 각 문건이 어느 기록물철에 편철되는지 분류등록 실시

·처리과기관코드, 기능분류번호는 전문관리기관이 작성하여 전산고시(전문관리기관이 보급한 기록물관리 S/W에 포함되어 있음)

분류체제 기본개념

·검색하려는 기록물 자체를 알고 있는 경우(예 : 제목, 등록번호, 인적사항, 주소 등)는 분류를 하지 않아도 필요한 기록물을 검색 가능하나,

·검색하려는 기록물에 대한 구체적 정보가 없는 경우 그러한 업무를 수행할 것으로 생각되는 부서의 문서를 찾아보거나, 또는 그 분야의 기록물을 일일이 찾아 볼 수밖에 없음.

□
기록물 분류 및 검색 체제 □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
	생산기관에서		□		전문기관은		□		이용자
·기록물을 처리과별				·기관코드로 조직구조를				·출처로 검색
·단위업무별로 분류				·기능번호로 기능체계를 찾아갈 수 있게 구성				·분야로 검색

기록물철 분류번호

·기록물철 분류번호의 구성(영 제13조)

- 분류번호는 기록물철을「기록물철등록부」에 전산등록하면 자동으로 부여되어 나옴.

	6010509		-	303210		-	13			(2)
													♠	권 호수
													♠	기록물철등록연번
													♠	단위업무코드
													♠	처리과기관코드

※ 기관코드, 기능분류번호는 전문관리기관이 전산으로 작성·고시한「기록물분류기준표」에 따라야 함

※ 권호수는 동일사안을 2권 이상으로 나누어 편철시만 부여되므로 대부분 기록물철에는 권호수가 부여되지 않고 표시도 불필요

·각 문건에는 분류번호를 표시하지 않고 등록번호만 표시하며, 기록물등록대장에는 각 문건이 어느 기록물철에 편철되었는지를 전산으로 선택 표기 (규칙 제4조 별지 1호서식)

·모든 기록물철과 색인목록에는 반드시 기록물철 분류번호와 연도를  표시해야 함  (규칙 14조)

※ 분류번호와 연도가 결합되어 당해 기록물철의 ID번호가 되는 것임.

종전과 달라진 사항

·기록물분류 개념 :	문건 단위로 기능분류후 동일기능 문서를 함께 편철	∀	사안별로 철한후 기록물철별로 분류번호를 부여하고, 등록대장에 각 문건이 어느 문서철로 갔는지 표시

※ 동일사안 관련문서가 동일기능으로 분류되어 정보의 체계적 관리 가능

·기록물철 작성기준 :	업무종류별 (예 : 건축허가철)	∀	사 안 별 (예 : 홍길동 건축허가)

※ 문서철이 매우 얇아지는 대신 상호 연관된 관련문서만 함께 편철되어 문서를 찾기가 매우 쉬워짐

·기능분류표:	정부기능 전체에서 찾아 표기해야 함.	∀	처리과별 단위업무가 지정되어 있어, 해당 처리과 단위업무중에서만 전산 선택

※ 분류작업이 매우 쉽고 오분류가 완전 방지되어 검색활용에 실제사용 가능

·기록물분류번호 :	각 문건별로 표기하나 거의 사용못함.	∀	기록물철 단위로 부여되어 기록물철 고유번호 역할과 부서 또는 기능별 검색에 활용

·문건별 행방추적 :	현행체제에서는 사실상 불가능	∀	등록대장 파일로 개별문건이어느 기록물철로 가서 어디에 보관되고 있는지 추적 가능

□ 기록물분류기준표

·처리과별·단위업무별로 기록물분류기준표에 의거 기록물관리

·기록물분류기준표는 전문관리기관이 전산으로 작성·고시

·직제개정·업무변경시 지체없이 분류기준표 변경 신청

기록물분류기준표(영 제12조)

·「기록물분류기준표」란 처리과별로 수행하는 단위업무를 열거하고, 단위업무별로 기능분류번호·보존기간·보존장소·보존방법·비치문서 여부 및 이관시기·특수목록 등을 지정·고시한 기록물분류의 기준이 되는 기본지침으로서, 종래의「공문서분류번호및보존기간표」에 대체된 현대적인 기록물분류관리 시스템임

·기록물분류기준표는 처리과별로 단위업무조사서를 받아 중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관이 작성·고시(규칙 제7조)

- 지방자치단체 분류기준표는 중앙에서 통합작성(영 제12조)

·분류기준표는 전산으로 작성·고시되며, 전문관리기관에서 보급하는 기록물관리 전산 S/W인「기록물관리시스템」에 포함되어 있음

-「전자문서시스템」설치·운영기관은「기록물관리시스템」에 포함

기록물분류기준표 구성 항목(영 제12조)

·처리과코드	----	정부표준기관코드로 행정자치부장관이 정하는 7자리수의 기관고유번호
·단위업무명	----	처리과에서 수행하는 세분화된 각 업무의 명칭
·기능분류번호	----	단위업무별로 전문관리기관별 표준코드로 부여한 6자리수의 단위업무 고유번호
·보존기간, 보존방법 보존장소	----	기록물의 보존관리를 위한 단위업무별 보존분류 책정기준표
·비치문서 여부	----	즉시 이관않고 처리과에서 비치활용 하다가, 활용이 끝난후 이관하는, 이관시기가 고정되어 있지 않은 기록물
·비치문서 이관시기	----	비치문서에 해당하는 경우 이관하기에 적합한 시기를 제시
·특수목록	----	단위업무별로 특별히 지정한 검색목록으로서 3종까지 지정 가능

단위업무의 구분기준(영 제12조의 별표1)

·지속적·반복적으로 이루어지는 세분화된 업무의 종류단위

- 건축허가 업무, 중앙징계위 운영, 인사발령업무, 농지전용협의 등

·수년간 장기적으로 지속되는 단위사업 또는 단위공사

- 새만금간척사업, 중앙박물관건립, 대전광역시청사건립 등

·지속성 있는 정책·기획업무의 세분화된 분야 또는 주제

- 공무원채용선발제도, 공공기록물관리제도, 부동산투기억제 등

·카드류, 대장·장부류 등의 종류 단위

- 인사기록카드관리, 지출원인행위부관리, 보안점검관리, 토지대장관리, 토지·건물등기부관리 등

·수개의 사진철 또는 도면철이 모여서 형성하는 주제 또는 대상물

- 정부중앙청사도면, 국경일행사사진, 경부고속도도면 등

·기타 직제개정 또는 타부서로 업무이관시 2개이상의 단위업무로 분리되지 않을 정도로 세분화된 지속성 있는 업무관리 단위

단위업무 구분시 유의해야 할 사항

·단위업무별로 보존기간·방법 등이 결정되는 것이므로, 업무의 성격·처리절차·형태 등이 거의 동일한 업무의 최소단위를 하나의 단위업무로 설정해야 함

- 정책·제도관리 성격의 업무인「인사제도관리」업무와 집행적 성격의 「인사발령업무」를 하나의 단위업무로 설정해서는 안됨

·정책제도 관리분야 업무에서 지속성을 지닌「단위업무」와 문서철 작성기준인「사안 또는 주제」를 혼동하지 말 것

잘못된 구분		올바른 구분
단위업무	사 안	단위업무	사 안
목표관리제 도입	목표관리제연구 임용령개정안	공무원 인사제도 관리	목표관리제연구 목표관리제 도입을 위한 임용령 등 개정안
성과급제 도입	성과급제도연구 성과급제도 설문조사	공무원보수정책	성과급제도 연구 성과급제도 설문조사

·업무량이 매무 적어 한사람이 여러 업무를 담당하고 있더라도 전혀 다른 성격의 업무를 묶어서 하나의 단위업무로 분류하는 것은 부적합

- 환경감시업무와 보안관리업무를 한사람이 담당하고 있다고 해서 하나의 단위업무로 묶을 수는 없는 것임

·동일한 업무를 여러사람이 분담하고 있더라도 업무성격·형태·절차 등이 같을 경우는 2개 이상 단위업무로 세분화 하면 안됨

- 건축허가 업무를 3명이 분담한다고 해서 건축허가업무1과 건축허가업무2 등으로 단위업무를 나누는 것은 맞지 않음

·업무성격·형태·처리절차가 동일하나 사업대상만 수시로 바뀌는 단발성 사업의 경우는 단발성사업 자체를 단위업무로 설정할 경우 단위업무가 수없이 생성·소멸되므로, 이를 묶어 장기적·지속성 있는「단위업무」를 설정하고 단발성 사업은 그 사업에 속해있는「사안」으로 관리하는 것이 타당함

- 정부청사관리소가 해마다 3∼4개소의 지방합동청사를 건립하는 경우

잘못된 구분		올바른 구분
단위업무	사 안	단위업무	사 안
정부대구합동 청사건립	대구합동청사 부지매입 대구합동청사 설계	정부지방 청사건립	대구합동청사 부지매입 대구합동청사 설계
정부전주합동 청사건립	전주합동청사 건축허가 전주합동청사 준공검사		전주합동청사 건축허가 전주합동청사 준공검사

·2개 이상의 업무를 묶어 포괄적인 단위업무로 설정할 경우 직제개정 또는 업무소관 변경시 하나의 단위업무가 2개 이상으로 분리될 확률이 높아지므로 바람직하지 않음

잘못 설정된 단위업무	올바로 설정된 단위업무
□수출입금융정책 및 수출입은행감독	□수출입금융정책 □수출입은행감독업무

·단위업무 명칭은 애매모호하거나 불명확하게 표현하지 말고 업무성격이 잘 나타나도록 작명할 것

부적합한 단위업무 명칭		올바른 단위업무 명칭
단위업무	사 안	단위업무	사 안
공유수면	공유수면 점유 허가	공유수면점유 허가	×××점유허가, ○○지역 점유허가
기타업무	세계과학도시 연합지원	세계과학도시 연합지원	대전광역시 세계과학도시 연합지원 ○○시 세계과학도시 연합지원

·「단위업무」와 기록물철 작성기준인「사안」의 구분 예시

단위업무	사 안 (문서철)
건축허가 업무 인사기록카드관리 새만금간척사업 공무원 인사관리제도 징계사건조사업무 지출부 관리 일일보안점검업무	○○빌딩건축허가, 홍길동건축허가, ××교회건축허가, 박갑동건축허가, △△학교건축허가 1998년도 퇴직자카드, 1999년 6월 퇴직자카드, 1999년도 기능직 퇴직자카드 새만금간척사업계획, 새만금사업홍보, 새만금사업기본설계, 새만금사업공정별사진, 새만금사업주민보상 5급승진시험제도개선, 5급승진제도개선 설문조사, 심사승진제도도입을 위한 임용령개정, 목표관리제 연구, 목표관리제도입을 위한 공무원법개정, 목표관리제관련 평정규칙개정 씨랜드화재사건징계, △△군 모래채취뇌물수수, ××항공뇌물수수사건 1999년 상반기 지출부, 1999년 8월지출부, 1999년 지출부(9∼12월) 보안점검일지(1월), 보안점검일지(3∼5월)

기능분류번호

·기록물분류기준표상 각 단위업무에 6자리수의 고유번호로 부여

- 종전의 기능분류번호와 비교 :	10진분류식 5자리수	∀	고유번호식 6자리수

·따라서 상위기능분류번호와 하위기능분류번호간에 외견상으로는 아무런 관련성이 없고, 다만 전산내부의 D/B에서 상호연결되어 있음

대 기 능	중 기 능	소 기 능	단위업무	사 안
정부관리 (136953)	인사행정 (475924)	복 무 (313620)	징계업무 (121361)	씨랜드화재사건 ( 1 )
				△△군 모래채취비리사건 ( 2 )
		인사관리 (249753)	인사기록관리 (533623)	1999년 6월퇴직자카드 ( 1 )
				1999년 12월퇴직자카드 ( 2 )

※ 기록물분류번호에는 단위업무번호만 사용하며, 대기능·중기능·소기능 코드는 간행물분류시 사용하기 위한 것임

·기능분류방법	기능분류책에서 찾아 각 문건에 기록(종전)	∀	기록물철 등록시 해당 처리과 단위업무중에서 전산으로 선택하여 분류

특수목록지정(영 제26조)

·단위업무별로 기록물 특성상 특별히 검색에 유용하여 기록물의 일반목록(등록번호, 제목, 처리부서 등)외에 추가로 지정하는 검색목록항목

- 토지대장의 지번·소유주, 징계관련 서류의 인명, 형사관련기록의 사건번호·인명 등

·특수목록의 위치는 문건단위에 지정하거나, 기록물철(사안)단위에 지정하는 2가지 방법이 있음

- 사안단위설정 경우 --- 씨랜드화재관련 징계(기록물철등록시 철단위 목록에 관련자 성명입력)

- 문건단위설정 경우 --- 인사기록카드(각각의 기록물건목록에 해당자 성명 입력)

·특수목록 지정하면 ∀	등록시 해당항목 입력하라는 표시

검색시 특수목록 하나만으로도 해당문서 검색 가능

※ 특수목록은 기록물분류기준표에 지정되어 있어야 입력가능

※ 특수목록은 활용빈도가 높고 문서유형이 동일한 기록물에 한하여 지정

비치문서지정(영 제2조)

·비치문서란 인사기록카드 등 처리과에서 장기활용하는 기록물

·비치문서로 지정되면 이관시기가 특정되지 않아 이관연기신청을 하지 않아도 활용하는 기간동안 이관대상에 불포함

·비치문서는 전문관리기관에서 작성·고시한 기록물분류기준표에 지정되어 있어야만 비치문서로 취급될 수 있음

비밀업무에 대한 기록물분류기준표(영 제12조 제7항)

·비밀업무는 단위업무명에 가명을 부여하여 작성

·비밀업무 기록물분류기준표 관련자료는 당해 업무의 비밀등급과 같은 등급의 비밀문서로 취급(규칙 제8조)

- 예고문은 1개월 경과한 월말파기로 작성

·전문관리기관이 작성·고시하는 기록물분류기준표에는 단위업무명, 설명부분 등 비밀내용이 모두 제외된 상태의 단위업무가명, 보존기간, 보존장소, 보존방법, 특수목록 등만 나타남(규칙 제8조)

- 비밀관련내용은 별도 전산기로 정보통신망에서 분리하여 관리

기록물분류기준표 변경신청(영 제12조 제6항)

·직제개정 또는 소관업무 변경필요시 지체없이 신청. 다만, 경미한 사항은 자체수정후 사후보고 가능(규칙 제7조)

·변경신청은 처리과 코드만 변경시, 일부단위업무 소관부서만 변경시, 단위업무신설시, 단위업무폐지시, 분류기준표 일부항목 변경시의 5종으로 구분신청(규칙 제7조)

※ 직제개정으로 처리과 코드도 변경되면서 소관업무도 일부조정된 경우는「일부단위업무 소관부서 변경」의 방법으로 처리하면 됨.

·직제개정 등 업무변경후 기록물분류기준표를 변경하지 않으면 기록물등록대장의 분류등록과 기록물철등록부의 등록처리가 불가능해짐.

□ 기록물의 편철 및 보관

·모든 기록물은 사안단위로 관련문서끼리만 얇게 편철

·일반문서류는 완결전에는 진행문서파일에, 완결후에는 보존용

표지를 씌워 크립으로 고정후 보존상자에 넣어 관리

·카드류, 사진·필름류, 도면류는 보관봉투에 담아 편철

·편철순서와 면표시는 발생순으로 위에서부터 아래로 실시

편철기준(영 제13조)

·편철기준 세분화 :	업무별 편철 (징계관계철, 국무회의철)	∀	사안별 관련문서끼리 편철 (씨랜드화재사건 징계, 제203회 국무회의)

	〈기록물철 작성기준〉
·발생·경과·완결의 관계로 연결되는 하나의 사안단위 ·하나의 주제·과제·행사·회의·사안 관련 기록물 ·테이프, 디스크, 디스켓, 영화필름 등 분리곤란한 매체단위 ※ 관련없는 기록을 동일매체에 수록하지 말아야 함. ·사진·도면 등의 경우 대상이 되는 주제·행사·시설·구역단위 ·카드류의 경우 동종카드(30건미만)를 넣어 편철한 봉투단위 ·기타 기록물철 단위로 적합한 업무단위

·기록물철은 100매 이내로 얇게 하되 분량이 많을 때는 2권 이상으로 분철가능, 이 경우 동일 분류번호에 권호수만 달리하고, 면표시는 권호수 구분없이 계속 연결됨(사무관리규정시행규칙 제7조)

기록물철 작성 및 등록

·처리과의 장은 단위업무별 편철기준을 작성·운영(영 제13조)

단위업무	편 철 기 준
징계업무	징계요구서, 사실조사서, 진술서, 회의록, 처분결정서 등을 모아 사건단위로 편철
건축허가	허가신청서, 심의서, 협의문서, 허가서 등을 모아 허가건별로편철

·업무담당자는 단위업무 편철기준에 따라 기록물철을 작성하면 지체없이「기록물철등록부」에 등록하고, 「기록물철 표지」를 전산으로 출력하여 당해 기록물철의 표지로 부착해야 함(규칙 제9조)

·「기록물철등록부」에 기록물철별로 보존분류 결과 등록(규칙 제15조)

일반문서류의 편철 및 보관(규칙 제10조)

·기록물철 작성·등록후 완결시까지 진행문서 파일에 넣어 관리

·편철순서는 위로부터 표지, 색인목록(수기작성), 발생일자순 문건의 순서로 끼워 넣어 편철

·사안이 완결되면 진행문서 파일에서 기록물만 빼내 색인목록을 전산출력물로 바꾸고(기록물 정리후 교체 가능) 보존용 표지를 씌운 후 크립으로 고정

·처리완결된 일반문서류는 보존상자에 넣어 관리하다가 이관

· 진행문서 파일은 다른 사안의 진행문서파일로 계속해서 재활용

※ 종전의 사무용파일은 2000년말까지만 사용가능(영 부칙 제2조)

카드류의 편철 및 보관(규칙 제11조)

·비치활용기간중에는 개별로 카드함에 넣어 관리

·비치활용이 끝난 카드류는 30건 기준으로 카드봉투에 넣어 편철하고 카드봉투를 기록물철로 간주하여「기록물철등록부」에 등록

·기록물등록대장에 정리한 카드는 어느 봉투(기록물철)로 갔는지 분류등록을 한 후, 색인목록을 전산출력하여 카드봉투에 넣음

·봉투에 담은 카드는 보관상자에 넣어 관리하다가 이관

도면류의 편철 및 보관(규칙 제12조)

·도면류는 사안(기록물철)단위로 도면봉투에 넣어 편 상태로 도면함에 관리하다가 그대로 이관

·보관봉투 맨위에 색인목록을 놓고 각 도면에 등록번호 표시 후 색인목록순으로 배열

사진·필름류의 편철 및 보관(규칙 제13조)

·사안(기록물철)단위로 사진봉투에 넣어 관리하다가 이관

·보관봉투 맨위에 색인목록을 놓고, 각 사진·필름에 등록번호를 표시한 후 색인목록순서대로 배열

보관상자에 기록물을 넣을시

·사무실 활용중에는 담당자가 찾기 쉽도록 업무별 또는 담당자별로 구분 보관

·이관시에는 업무담당자나 단위업무 구분없이 생산년도별·보존기간별로 보관상자를 편성·보관후 이관(영 제20조)

- 여백이 많을 경우 인접부서 또는 상위부서에서 통합하여 반드시 생산연도별·보존기간별로 상자를 편성하여 이관해야 함.

·기록물 이관시는 이관목록 작성한 후 이관목록상의 상자번호를 해당 보관상자에 표시하여 이관

면표시 방법(사무관리규정시행규칙 제7조)

·문건별 면표시는 중앙하단에, 철단위 면표시는 우측하단에 표기

·양면 기재된 문서는 양면 모두에 면표시

·기록물철의 면표시는 편철순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되, 표지와 색인목록은 제외하고 본문부터 면표시 시작

·동일 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철시 2권 이하의 철단위 면표시는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작. 이 경우에도 표지와 색인목록은 면표시 제외

·기록물 철단위 면표시는 최초에는 연필로 했다가 기록물 정리가 끝나면 비로소 잉크 또는 넘버링기기로 확정 표시

※ 공공기관기록물관리법 시행규칙의 부칙 제5조의 규정에 의거 사무관리규정시행규칙 제7조의 규정이 개정되었음

종전과 달라진 사항

·일반문서류 편철방법

종 전	변 경
·서류에 구멍을 뚫어 편철	·손상없이 끼워 넣는식
·업무종류별로 두껍게 편철	·사안별로 관련문서끼리만 얇게 편철
·진행파일과 보존용파일 미구분	·진행파일과 보존용표지 구분
·내부표지 따로 없음	·기록물철 등록후 출력되는 내부표지 반드시 사용 → 기록물철등록여부 확인
·아래부터 위로 역순 편철	·논리적 순서대로 위로부터 아래로 순차적 편철 → 전산화 가능
·색인목록 수기 작성	·정리이관시 전산출력된 색인목록으로 교체 → 전산등록 일치여부 확인
·면표시 방법 불확실	·전산화 가능토록 면표시 표준화

※ 새로운 체제에서는 전산등록이 제대로 안되면 편철처리도 불가

·편철·보관방법이 없던 카드류, 도면류, 사진·필름류 등의 편철 보관방법도 전산화에 맞도록 표준화

강조사항

·기록물은 사안별로 관련문서끼리만 얇게 편철하되 완결전에는 진행문서파일 사용

·편철순서는 위로부터 아래로 발생순서에 따라 구멍없이 크맆으로 고정

·기록물철은 작성과 동시에 등록하고 등록대장에 편철관계 반드시 등록

·과거의 준영구 이상 문서는 재편철·전산등록후 이관(영 부칙 제3조)

□ 기록물의 보존분류

·보존기간·보존방법·보존장소는 기록물분류기준표를 기준으로 하되, 어디까지나 기준일뿐 구체적분류는 기록물의 실제내용을 검토하여 분류

·비밀문서 사본은 예고문대로 처리하되, 원본은 반드시 보존조치

보존분류개념

·사료적·증빙적·행정적 가치를 평가하여 보존기록물 선별 보존기간

·기록물상태, 중요도, 서고 등을 고려한 효율적 관련수단 선택 보존방법

·기록물의 중요도, 활용거리 등을 고려하여 적합한 관리기관 선택 보존장소

기록물의 보존분류체계

법 령		보존기간·방법· 장소분류기준		일반적 기준제시
전문관리기관고시		기록물분류기준표		단위업무별로 구체적 보존분류기준 제시
생산기관		처리과에서 기록물 정리시 판단		기록물철 단위로 보존분류등록
전문관리 기 관		이관기록물 확인·재검토		재 분 류

※ 기록물분류기준표는 단위업무별 기준일뿐이며, 최종적인 보존분류는 기록물철 내용에 따라 책정되는 것임

보존분류방법

·기록물철단위로 기록물 정리시 처리과 장의 책임하에 분류

·보존분류결과는 반드시 기록물철등록부에 입력하여 등록

보존기간 분류(영 제15조)

·1·3·5·10·20년, 준영구, 영구의 7종으로 분류(영 별표 2 참조)

- 기록물철의 구체적 내용에 따라 기록물분류기준표상의 보존기간과 다르게 책정가능

※ 준영구는 인적기록·물품관리기록, 시설관련기록 등 장기보존은 필요하나, 관리대상인 인물·물건·시설 등이 사망 또는 소멸되면 더 이상 보존필요가 없으나 보존기간을 특정하기 곤란하여, 50년 경과후 매 20년마다 보존여부를 재분류해야하는 기록물임(영 제15조)

- 종전의 30년 보존기록물은 준영구 기록물로 간주하여 관리(영 부칙 제3조)

·보존기간 계산의 기산일 : 생산년도 다음해 1월 1일

·비밀기록물은 기록물분류기준표를 참고하여 건단위로 보존기간 책정

(영 제29조)

·전문관리기관의 장은 특별히 보존조치 필요시 특정기록물에 대하여 보존기간 지정통보 가능(영 제15조제2항)

보존방법분류(영 제16조)

·보존방법은 보존가치, 활용도, 문화재적 가치 등 고려하여 3종으로 구분

- 원본과 보존매체 병행보존, 원본만 보존, 보존매체로 대체보존

·보존방법은 전문관리기관의 장이 결정하여 기록물분류기준표에 지정 고시

보존장소분류(영 제17조)

·20년 이하 보존물은 자료관, 준영구 이상은 전문관리기관 보존원칙

- 기록물분류기준표상 비치기록물은 활용기간중 계속 처리과에서 보존 가능(영 제2조)

·준영구 이상 기록물중 활용빈도 높은 비치문서류 등은 기록물분류기준표에 보존장소를 자료관으로 지정후 자료관에서 관리 가능

※ 기록물분류기준표에 보존장소가 자료관으로 지정된 기록물만 해당

·정부투자기관, 특수법인, 사립학교 등은 자체보존

※ 단지, 국가기록물 수집·보존대상으로 기록물분류기준표에 지정된 기록물은 이관 해야함(이상 영 제17조제2항제3호)

비치기록물에 대한 보존분류

·기록물분류기준표에 비치활용기간이 표시되어 비치기록물로 지정 고시된 기록물 대상

(예) 인사기록카드(단위업무명) : 비치기간란에 □퇴직후 1년□으로 지정되어 있을 경우 인사기록카드는 비치기록물로서 일반기록물과 이관시기가 달라짐

·비치기록물의 보존분류는 기록물정리시 비치활용기간이 끝난 기록물만 정리하여 보존분류 실시(규칙 제15조)

- 카드류·도면류는 보존봉투에 담아 봉투단위로 보존분류 실시

- 일반문서류 등은 기록물철 단위로 뽑아내 보존분류 실시

종전과 특히 달라진 사항

·보존기간 책정	보존기간책정기준표 그대로 분류(종전)	∀	기록물분류기준표는 참고기준일뿐 기록물의 구체적내용에 따라 책정
·비밀기록물	보존보다 보안위주로 대부분 파기(종전)	∀	원본문서는 반드시 보존분류하여 전문관리기관으로 이관
·보존방법	원본을 보존(종전)	∀	보존매체로 대체보존 가능

□ 기록물 정리와 생산현황 보고

·생산년도 경과하면 익년도 3월말까지 기록물 정리후 5월말까지 자료관에 생산현황을 제출하고, 자료관은 6월말까지 전문관리기관에 보고

·기록물관리 전산화로 형식적 기록물 정리는 이관검사 통과 곤란

기록물 정리 목적

·문서정리·이관 등으로 문서량 감축과 사무환경 개선

·기록물관리기관의 이관검사 통과를 위한 최종 확인

기록물 정리시 실시할 사항(규칙 제15조)

·등록누락된 기록물 또는 기록물철을 찾아내 추가로 등록

·등록번호가 표기안된 기록물 또는 기록물철에 등록번호·분류번호 표시

·활용이 끝난 비치카드·도면 등을 뽑아 보존봉투에 편철정리

·기록물대장의 분류등록과 기록물철등록부의 보존분류 등록의 실시

·공개여부를 재검토하여 등록대장에 공개여부 구분표시

·색인목록을 전산출력하여 실제 기록물 편철상태와 일치여부 확인후 수기 색인목록과 교체 편철

·연필로 표기된 쪽표시를 잉크 또는 넘버링기기로 확정 표시

·정리완료된 기록물철을 보관상자에 담아 이관 준비

·누락 또는 변경요망되는 기록물분류기준표의 변경신청 작성

※ 면표시, 철핀제거, 색인목록과 일치, 편철순서 등 오류시 이관 곤란

기록물 정리결과의 처리

·편철, 보존분류, 공개여부, 특수목록 등 정리결과는 반드시 전산등록 실시

(영 제14조, 규칙 제15조)

·기록물 정리결과는「생산현황」으로 작성하여 기록물관리기관에 보고

(규칙 제17조)

- 처리과는 5월말까지 자료관으로, 자료관은 취합하여 6월말까지 전문관리기관으로 제출(영 제19조)

※ 생산현황 □ 정리완료된 기록물등록대장, 기록물배부대장(문서과), 기록물철등록부, 전자문서파일

강 조 사 항

·모든 기록물은 생산등록부터 보존활용까지 전 과정이 전산관리되므로 기록물 정리를 형식적으로 해서는 전산처리불가

·전문관리기관에 이관된 기록물의 전산처리과정이 자동화되어 있어 철핀 등 이물질 미제거시 기계손상이 초래되고, 구멍뚫어 편철 등 기록물 훼손시 자동급지처리에 지장초래

·표지·색인목록을 제외하고 본문서부터 위에서 아래로 쪽표시

기록물 이관

·모든 기록물은 1∼2년 경과후 기록물관리기관으로 이관하여 집중관리

·기록물을 무단으로 미이관시 기록물 무단은닉으로 형사처벌 가능

·모든 기록물은 등록파일에 의해 쪽단위까지 이관여부 전산추적

이관보존의 필요성

·항온·항습·살균 등 보존환경이 구비된 전문서고에서만 장기보존 가능

·살균소독처리, 탈산처리, 마이크로필름·광디스크 장비 등 전문기술과 장비가 있어야 보존처리작업 가능

·사무실 관리문서량 축소 등 사무환경개선과 이용자 활용편의상 집중관리 필요

·기록물의 사후변조·유출·은폐방지를 위해 제3의 기관에서 관리필요

기록물 이관의 기본모형(영 제20조)

	다음년도 5월					이관 3개월전
	생산현황	←----	처 리 과		←----	수집계획
	등록대장,배부대장,기록물철등록부					수집일정·이관대상
		1∼2년경과 다음년도중		이관대상 기록물
		----→	자 료 관
					←----
		7년경과 다음년도중		준영구 이상 기록물
	다음년도 6월말					이관 전년도 11월
	취합생산현황	----→	전문관리기관		----→	수집계획
						수집일정·이관대상

※ 이관시기는 생산년도 다음해 1월1일(보존기간 기산일)부터 계산한 기간임.

이관시기의 특례

·비치기록물	-----				기록물분류기준표상 지정된 이관시기까지 처리과에서 관리후 지정된 이관시기 다음년도에 이관(규칙 제7조)
예) 인사기록카드(퇴직 1년후 이관 지정) : 1997년 퇴직자카드는 1999년중 이관 ※ 기록물분류기준표에 비치문서로 지정·고시된 기록물만 해당
·비밀기록물	-----				일반문서로 재분류시, 예고문 도래시 또는 생산후 3년경과시 다음연도중 이관(영 제29조)
·특수자료관소관 기록물 (통일·외교·안보·수사분야중 비공개 기록물)				-----				특수자료관에서 30년 관리후 다음년도 이관 산하자료관은 9년경과후 특수자료관으로 이관 (법 제12조 제4항, 영 제27조)
※ 30년간 자체관리하는 대상은 비공개기록물에만 적용되는 것임.
·대통령관련 기록물		-----			대통령 임기종료 20일전부터 임기종료시까지 이관 (영 제28조)
※ 각급기관의 대통령관련 기록물은 당해 기관 기록물철에 합철된 상태로 관리
·시청각기록물	-----				생산년도로부터 5년 경과전까지 수시 이관 자료관별로 취합하여 전문관리기관으로 이관(영 제31조)
·전 자 문 서	-----				생산다음년도의 생산보고시 복사파일 이관(영 제30조)
·전문관리기관의 보존매체 사본 (법률 제15조에 의한 이중보존대상)						-----			보존매체 수록후 다음년도중 이관(영 제32조)
·이관연기신청기록물			-----				이관연기시 지정된 이관년도에 이관(규칙 제18조)
※ 이관일자 도래전 전산으로 이관연기 신청하여 승인된 기록물만 해당
·조기이관 기록물	-----				처리과 또는 자료관에서 조기이관을 요청할 경우 이관시기 도래전에 언제나 이관가능(영 제20조)

이관준비사항

·편철정리 및 보존상자 편성(영 제20조, 규칙 제10조 내지 제13조)

- 일반문서류 --- 생산년도별·보존기간별로 보존상자에 넣음

- 카  드  류 --- 30건미만 기준으로 봉투에 담아 생산년도별·보존기간별로 보존상자에 넣음

- 도  면  류 --- 30매미만 기준으로 보존봉투에 펴서 넣음

- 사  진  류 --- 기록물철(사안 또는 주제) 단위로 봉투에 넣음

※ 동일건의 필름·사진은 동일한 등록번호 부여하여 함께 넣음

- 개별기록물 --- 기록물 건별로 봉투에 넣음

- 비밀기록물 --- 기록물 건별로 인수증과 함께 봉투에 넣어 봉인

·이관목록을 기록물관리 시스템에 의해 전산으로 작성제출

- 기록물관리기관에서 인수인계시 실제 기록물과 일치여부 확인

·2000. 12. 31이전에 생산된 기록물중 준영구 이상 기록물은 재분류편철 및 전산등록후 이관(영 부칙 제3조)

강 조 사 항

·모든 기록물은 등록대장 및 기록물철등록부에 의해 이관여부를 전산추적

- 기록물 쪽단위까지 추적되며, 무단으로 미이관시 기록물 은닉으로 간주되어 3년이하 징역 등 형사처벌

- 기록물관리기관 이외의 처리과에서는 1쪽의 문서도 폐기 불가

·기록물관리기관의 이관일정계획 필히 준수

- 연간 일정계획에 의거 이관작업이 이루어지므로 일정변경 곤란

기록물의 서고보존

·준영구 이상 기록물은 항온·항습과 가스소화설비 완비된 서고에 보존

·준영구 이상 기록물은 보존가치·상태를 평가후 그 결과에 따라 관리

·살균소독·탈산처리하여 서고 입고후 주기적인 정수·상태 점검실시

기록물의 수명과 보존환경

·건조한 공기는 기록물의 열화·바스러짐 현상 초래

·높은 온·습도는 곰팡이균·미생물 등의 번식과 접착현상 초래

·자외선·적외선 등 강력한 직사광선은 변색·화학작용 유발로 훼손 가속화

·화재발생시 물을 사용한 소화는 기록물에 치명적 손상초래

※ 최적의 특수보존환경에서 전문적으로 관리해야 장기보존 가능

기록물 서고환경 기준(영 제38조 별표 7)

·서고면적 □ 1만권당 99□(장비·열람석 별도)

·소화시설 □ 가스식 소화시설

·보안시설 □ CCTV 설치

·보존처리장비 □ 살균소독·탈산장비 구비

·온  도 □ 18∼22℃ (시청각은 -2∼2℃)

·습  도 □ 40∼55%에서 10%이내 변동(시청각은 25∼35%)

·기  타 □ 제한구역 설정

※ 20년 이하 기록물을 보존하는 자료관 서고는 항온항습대상 제외

보존처리절차

	이 관
이관목록	접 수 등 록	인수서 교부
단위업무별 표준평가표	평 가 분 류	보존가치·상태를 3개등급으로 분류
M/F·광디스크수록	보 존 처 리	이중보존원칙
살균소독 탈산처리	서고배치관리	주기적 점검

보존매체 수록(영 제22조)

·준영구 이상 기록물은 보존매체 수록

- 원본폐기대상 또는 보존성취약 기록물은 마이크로필름 등 육안판독 가능매체에 수록(영 제22조)

- 광디스크 수록계획서, 마이크로필름 촬영계획서 전산작성 처리

(규칙 제22조 내지 제23조)

·마이크로필름·광디스크에 매체번호부여 및 표시(영 제22조)

- 매체번호는 수록기관코드 + 누년일련번호로 구성

서고관리(영 제23조)

·서고배치는 20년 이하 보존물은 기록물형태별·보존기간별·생산년도별로, 준영구 이상은 형태별·가치등급별·보존기간별로 배치관리(규칙 제28조)

- 서고 및 서가번호를 부여하고, 전산에 의한 서가배치서 작성

·서고별 관리책임자 지정 및 관리책임자에 의한 출입통제(규칙 제27조)

·2년주기 정수점검, 10∼30년주기 상태점검 실시(규칙 제30조)

·준영구 이상 기록물의 서고외 지역 반출은 원칙적으로 금지(규칙 제31조)

기록물의 공개 및 열람

·모든 기록물은 이관시 공개여부 구분 표시하여 이관

·소장 기록물에 대한 기본목록 및 세부목록을 전산으로 작성·비치

·공공기관 정보공개법에 따라 정보공개 청구시 열람제공 윈칙

공 개 원 칙

공공기관이 보유·관리하는 정보는 공개원칙(정보공개법 제3조)

□

·공공기관은 국민의 정보공개청구권리가 존중되도록 정보의 적절한 보존과 신속한 검색이 가능토록 정보체계 정비

(정보공개법 제5조)

기록물의 공개여부 구분관리(영 제18조)

·모든 기록물은 이관시 공개여부 구분하여 이관

- 공개여부구분은 기록물등록대장에 공개여부 구분번호 표시

(규칙 제16조)

- 공개구분은 건단위·쪽단위로 하되 비공개 분량의 최소화 원칙

·준영구 이상 기록물의 공개여부는 전문기관에서 이관받아 재분류 가능

·기록물의 공개여부 구분번호(정보공개법 제7조, 규칙 별표 11)

□ 비밀기록물(Ⅰ급·Ⅱ급·Ⅲ급·대외비)

□ 국가안보·국방·통일·외교 등 국익보호

□ 국민의 생명·재산 등 공공의 안전과 이익보호

□ 재판 또는 수사진행이나 범죄예방

□ 감사·검사·시험·입찰·내부검토 등 진행중 또는 공정한 업무수행

□ 개인정보

□ 법인·단체·개인 영업정보

□ 부동산 투기, 매점매석 방지

목록의 작성 비치(영 제26조)

·공공기관은 주요 문서 목록을 작성·비치 (정보공개법시행령 제21조)

·목록은 기본목록과 세부목록을 작성·비치

- 기본목록 □ 기록물철단위로 작성하는 목록

분류번호, 제목, 생산년도, 내용요약, 관련주제 등

- 세부목록 □ 기록물 건단위로 작성하는 목록

등록번호, 제목, 일자, 결재자, 보낸기관, 받은기관, 관련주제 등

·기록물 검색에 특히 유용한 검색항목이 있는 경우 특수목록 추가가능

- 인사기록카드의 성명·주민번호, 병적카드의 군번, 형사기록의 사건번호, 토지대장의 지번, 징계관계문서의 성명 등

- 특수목록은 지정위치에 따라 기본목록 또는 세부목록에 추가

	지정위치가 □사안□인 경우	……	기록물철 목록에 특수목록 추가
	지정위치가 □문건□인 경우	……	기록물건단위 목록에 특수목록 추가

·목록은 반드시 전산으로 작성관리(영 제26조제4항)

정보공개·열람절차

·열람은 방문, 우편·모사전송, 컴퓨터통신으로 신청(정보공개법시행령 제4조)

공개청구서	→	접수증 교부	→	공개검토처리	→	처리대장기록

·정보통신망에 의한 열람 절차(영 제25조, 규칙 제34조)

열람신청서 (열 람 자)	→	열람범위·기간 지정하여 ID부여 (전문관리기관)	→	비밀번호등록 (열 람 자)	→	열 람

- 목록만 열람하는 경우는 ID부여 불필요(비밀·비공개목록은 불가)

·열람은 열람, 사본교부, 시청, 인화·복제물 교부, 복사파일 교부 등으로 제공

열람의 제약사항

·열람제공시 확인사항·구비서류(정보공개법시행령 제16조)

- 본인 또는 대리인임을 증명하는 신분증, 위임장 등 신분확인

- 법정대리인의 경우 대리인임을 증명하는 서류와 대리인 신분증

- 임의대리인의 경우 위임장, 청구인의 신분증

·준영구 이상 기록물원본의 직접열람은 기록물보호상 금지원칙

- 부득이한 사유로 원본 열람경우는 소관 기록물 관리요원 입회 원칙

(규칙 제32조)

강 조 사 항

·기록보존의 개념 : 보존위주(종래) ∀ 정보관리개념이 접목된 활용을 위한 보존

※ 공공기관 정보공개법과 시민의식 변화로 종래의 폐쇄적 행정 존속 불가

·모든 기록물은 체계적으로 보존하여 국민의 접근이 가능토록 관리

- 전산화와 목록의 작성비치, 비공개부분 최소화 원칙 등

·정부기록보존소 이관기록물은 행정전산망, 인터넷 등을 통해 사무실의 캐비넷에 넣어둔 서류보다 신속하게 검색·열람 가능

기록물 폐기

·모든 기록물은 처리과에서 일체 폐기 불가, 기록물관리기관으로 이관

·기록물 폐기는 반드시 전문요원 심사와 폐기심의회 심의후 폐기

기록물폐기의 엄격한 제한

·기록물은 유일본으로 한번 잘못 폐기되면 영원히 재생불가

·기록물이 폐기된 후 문제발생시 정확한 사실규명과 역사평가 불능

□

※ 기록물관리기관만이 전문요원 심사와 폐기심의회를 거쳐 기록물 폐기 가능 (영 제37조)

기록물의 폐기절차(영 제37조)

처 리 과	모든 기록물 이관	기록물관리기관에서 보존종료시까지 관리
기록물관리 전문요원	폐 기 심 사	폐기심사서
기록물폐기심의회	폐 기 심 의	폐기여부결정
	폐기 또는 재분류

※ 기록물분류기준표상 준영구 이상 기록물을 20년 이하 분류시는 전문관리기관으로 이관하여 폐기심사후 폐기 가능(영 제37조)

강 조 사 항

·종전과 달리 처리과는 1건의 문서도 자체폐기 불가

·모든 기록물 폐기는 기록물관리기관에서 폐기심의후 폐기 가능

·기록물의 무단폐기시 7년이하 징역 가능(법 제29조)

대통령 기록물의 보존관리

·공공기관은 매년(임기종료년도는 1월) 대통령관련 기록물 목록보고

·각급기관 대통령 기록은 별도 분리하지 않고 원래 기록물철에 관리·이관

대통령 기록물의 범위(영 제28조)

·대통령에 보고 또는 결재받은 기록물

·대통령·대통령 보좌기관이 생산·접수한 기록물

·각급기관이 대통령·대통령보좌기관에 제출한 기록물 원본

·대통령·대통령의 차관급이상 보좌관이 참석하는 정책조정관련 회의록

·대통령의 업무노트, 일정표, 방문객 명단 및 대화록, 연설문원본, 시청각기록물

·대통령 가족의 공적업무활동 관련기록물

수집보존절차(영 제28조)

대통령비서실 각급공공기관							생산목록보고							매년5월말, 임기종료년은 1월10일 기록물등록대장의 특수기록란에 표시
중앙기록물 관리기관							대통령기록 목록통보										임기종료 40일전까지
대통령직 인수위							이관·인계기록물 구분											임기종료 20일전까지
대통령비서실 중앙기록물관리기관							수집 또는 인계									임기종료시까지 (각급기관보유분은 일반기록물 이관시)

종전과 달라진 사항

·각급 기관 대통령 기록물 :	별도로분리하여 이관(종전)	∀	당해 기관 기록물에서 분리않고 원래대로 이관·보존
·대통령관련 기록물 목록작성 :	별도로작성 (종전)	∀	기록물등록대장의 특수기록란에 표시만하면 됨

비밀기록물의 보존관리

·비밀기록물 생산기관은 원본에 대한 보존기간 책정으로 보존조치

·비밀원본은 일반문서로 재분류시, 예고문 기간도래시, 30년 경과시 전문관리기관으로 이관

비밀원본 보존의 필요성

·중요한 업무일수록 진행당시 비밀유지 ∀ 예고문대로 파기시 역사소멸

·모든 비밀기록물의 사본까지 보존시 ∀ 보안관리상 어려움

□

※ 비밀 생산기관의 원본기록물(대외비 포함)에 한하여 반드시 보존 조치

보존분류 및 이관(영 제29조)

·비밀생산기관은 원본에 대하여 비밀분류와 동시 보존기간 책정

- 당해 기록물 및 비밀관리기록부에 보존기간 반드시 표시

·비밀기록물원본은 아래 사유 발생시 다음연도중 이관

- 일반문서로 재분류시, 예고문기간 도래시, 생산후 30년 경과시

·비밀기록물 이관은 인수증과 함께 건별로 봉투에 넣어 봉인후 이관

비밀기록물의 보존관리(영 제29조)

·비밀기록물 전담관리요원 지정하여 별도의 비밀전용서고에 보존

·비밀기록물 목록 등 전산처리는 정보통신망과 격리된 별도 컴퓨터로 관리

(규칙 제36조)

·건별로 봉투에 넣어 봉인한 상태로 보존 및 봉인대장 기록유지

(규칙 제35조)

강조사항

·비밀기록물 생산시 반드시 원본은 보존기간 책정하여 보존조치

·비밀보존은 전담요원이 관리하므로써 누설시 책임소재 명확화

전자문서의 보존관리

·전자문서는 생산현황 보고시 컴퓨터 파일로 동시에 이관

·전자문서는 컴퓨터파일로 보존하되, 준영구 이상은 M/F화 보존

전자문서의 범위

·정부표준의 전자문서시스템에 의해 처리한 전자문서

- 정부표준이 아닌 각급 기관 임의개발 전자문서시스템에 의한 전자문서는 종이문서로 출력하여 이관(영 제30조)

- 종전의 전자문서라도 정부표준에 맞게 전환시는 전자문서로 취급

·정부표준의 전자문서는 기록물관리법에 의한 기록물관리업무 포함 의무화

(규칙 제38조)

※ 각급 기관 전자문서시스템은 2000년말까지 정부표준안에 맞게 개편

전자문서의 보존관리(영 제30조)

·전자문서는 전자문서시스템에 의해 자동적으로 등록처리

·전자문서의 편철·분류는 등록대장에 기록물철만 선택표시해주면 됨

·전자문서이관은 일반기록물과 달리 기록물 생산현황보고시 동시 이관

·준영구 이상 전자문서는 컴퓨터파일과 마이크로필름으로 중복보존

- 전문관리기관이 전자문서파일에서 기계적으로 마이크로필름 생산 보존예정

강조사항

·정부표준에 맞는 전자문서시스템이 아닌 경우 전자문서로 불취급

·전자문서시스템 개발시 정부표준안대로 기록물관리분야 포함 개발

시청각기록물의 보존관리

·주요 인사·사건·사업·공사·행사 등에 대한 시청각기록물 작성 보존

·시청각기록물은 5년내 시청각기록 전문관리기관에 이관·보존

시청각기록물(영 제9조)

·생동감·현장감 있는 역사자료로 높은 보존가치 보유

·사진·필름 등 기록매체의 보존성이 매우 취약하여 특별관리 필요

시청각기록물 작성대상

·중앙행정기관의 장 이상 주요 인사의 인물사진·주요 업무활동 시청각기록물

·외국원수·수상 등 주요 외국인사의 한국관련 동정

·국가·지방자치단체의 주요 행사, 대규모 공사·사업 등

·국제기구·외국과의 조약·협정체결과 교류 등

·공사 등으로 사라지는 지형·구조물·건축물중 사료적 가치가 높은 형상물

·주요 사건·사고, 기타 주요 증빙자료

·국내 최초의 출현물중 역사적 의미가 높은 사항

보존관리(영 제31조)

·사진·필름·녹음 및 비디오·영화 등 시청각기록물도 등록 및 보존분류 실시

- 시청각기록물은 보존할 완성품을 선정한 후 등록(규칙 제4조)

·시청각기록물은 5년내 전문관리기관으로 이관 보존

-  전문관리기관도 전용서고 및 관리장비가 없을시 중앙관리기관으로 이관해야 함

·일반문서에 첨부된 시청각기록물은 분리하여 시청각물로 첨부등록 보존

(영 제10조, 규칙 별지 제1호서식)

·시청각기록물은 시청각보존조건에 맞는 별도의 전용서고에 관리

- 칼라필름은 0℃, 습도 25%의 항온항습서고에 보존(영 제38조)

※ 하나의 테이프에 전혀 다른 기록물을 함께 수록은 금지원칙

간행물의 보존관리

·모든 간행물 발간전 발간등록하여 등록번호를 간행물에 표시

·간행물 발간후 15일내 중앙·전문관리기관 및 자료관에 3부씩 제출

간행물 관리의 필요성

·공공기관의 현대적 편찬기록으로 높은 학술적·사료적 가치 내재

·소량발간의 비매품인 간행물에 대한 일반국민 접근통로 마련 필요

간행물 보존관리 체제(영 제33조)

·공문서·단순홍보 간행물외 모든 간행물은 전문관리기관에 발간등록

-  전문관리기관기호 + 발행기관코드 + 등록연번 + 발간주기의 등록번호 부여

- 간행물 좌측상단에 발간등록번호 반드시 표시하여 발간

·모든 간행물은 발간후 15일내 중앙·전문관리기관·자료관·국립영상간행물제작소에 3부씩 제출

·전문관리기관은 제출받은 간행물을 보존매체에 수록보존

·간행물에 대하여도 기능분류 실시 ∀ 검색체계의 단일화(규칙 제41조)

·전문관리기관은 전산에 의한 간행물 목록작성 비치

강 조 사 항

·각급 공공기관 재무관 및 지출관은 인쇄발간비 지출전 등록여부 확인

·각급 처리과에서 FAX, 인터넷, 행정망 등으로 신청시 24시간내 처리하여 등록번호 통보 예정임

일반도서의 보존관리

·각급 공공기관 일반도서는 연 1회 이상 정기적으로 등록하여 관리

·처리과 활용이 끝난 일반도서는 자료관으로 이관하여 공동활용

일반도서의 관리 범위(영 제34조)

·공공기관의 비용으로 구입한 도서

·공공기관의 비용이 투입된 국외출장과정에서 취득한 도서

·공공비용에 의한 장기연수과정의 연구결과물

·기타 공공기관 취득도서중 업무활용가치가 높은 도서

일반도서의 관리(영 제34조)

·연 1회 이상 정기적으로 신규취득 일반도서 전산등록 및 등록변경

- 처리과별 비치활용 일반도서의 공동활용 도모

·등록번호·도서명·저자·소장위치 등이 포함된 일반도서목록 작성·비치

- 자료관 단위로 전산으로 작성비치(규칙 제43조)

·일반도서중 공공기관의 업무에 참고할 가치가 높은 전문도서에 대해서는 영 제12조제5항의 규정에 의한 기능분류 실시(규칙 제44조)

·기록물관리기관은 수집필요도서 파악 및 수집의무부과 가능(영 제34조)

강조사항

·처리과 보유 일반도서까지도 공공자료의 공유개념 확대

국가기록물 지정·관리

민간보유 국가기록물의 관리

·국가기록물이 유출되어 민간보유시 회수 다만, 선의취득시 보상

(법 제19조)

·공공기관의 업무관련하여 생산된 보존가치 높은 기록물은 국가기록물로 지정

- 소유권은 그대로 인정하면서 보호 및 멸실 방지 역할(법 제20조)

지정기록물 관리(법 제20조)

·국가기록물 지정을 위해 필요시 기록물 목록·내용확인 등 조사가능

·지정기록물 소유자는 처분시 60일내 중앙기록물관리기관에 처분내용 신고

(영 제36조)

·중앙기록물관리기관은 연 1회이상 관리상황 변동여부 확인 및 5년 1회 이상 기록물 보존상태 확인 실시 후 관리대장에 결과 기록(영 제36조)

기록물관리 전문요원

·전문관리기관의 25%이상, 자료관당 1명 이상은 전문요원으로 배치

·전문요원 외 기록물관리 종사자는 기록물관리 실무교육이수 의무화

전문요원의 필요성

·기록물관리는 역사적 시각·행정적 식견·정보관리지식·보존과학기술 분야의 전문지식을 종합적으로 요구

·보존가치·공개여부 판단 등에 고도의 학식과 전문지식 요망

·외국의 경우 기록물관리기관의 30∼60%는 석사급 이상의 Archivist로 구성

기록물관리 전문요원 제도(영 제40조)

·기록물관리기관 구성원의 25%이상은(1명 미달시는 1명이상) 전문요원  으로배치

- 중앙행정기관은 2004년까지, 지방자치단체는 2006년까지, 중앙기관의 소속기관은 2008년까지, 기타는 2010년까지 배치(영 부칙 제4조)

·기록물관리 전문요원의 자격

- 기록물관리학 석사학위 이상자(기록물관리직렬 신설예정)

- 역사학·문헌정보학 석사학위 이상자중 행정자치부장관이 정하는 기록물관리학 교육과정 이수자

- 육·해·공군 참모총장이 정하는 군인·군무원, 검찰총장이 정하는 소속공무원, 경찰청장·해양경찰청장이 정하는 경찰공무원중 행정자치부장관이 정하는 기록물관리학 교육과정 이수자

·기록물관리 전문요원 외 기록물관리 종사자는 실무교육과정 이수 의무화

강조사항

·각급 공공기관은 지정기간내 직제개정 및 전문요원 확보 배치

·전문요원 외 기록물관리 종사요원 교육이수 철저

처  벌

·기록물 무단파기
		→ 7년이하 징역 또는 1천만원 이하 벌금 (법 제29조)
·기록물 국외 유출
·기록물 무단은닉
		→ 3년이하 징역 또는 5백만원이하 벌금 (법 제30조)
·기록물 무단유출
·중과실로 기록물 멸실
·고의·중과실로 일부훼손

·국가기록조사거부·방해·기피 → 2년이하 징역 또는 3백만원이하 벌금

(법 제31조)

·지정기록물 처분 미신고 → 100만원이하 과태료(법 제32조)

·기록물의 등록·이관·보존 등 부실시 전문기관이 지도·확인을 거쳐 징계요구

(영 제41조)

행  정  사  항

□ 각급기관 조치사항

즉시 조치사항

·각 처리과별 기록물관리책임자·부책임자에 대한 전달교육 실시

- 기록물관리법 내용, 기록물관리 프로그램 사용요령, 문서등록번호 및 접수번호 부여요령

※ 기록물관리법 교재는 정부기록보존소와 협조하여 추가 인쇄 가능

·신형 편철파일·보존용 표지 및 보존상자 보급 및 사용요령 교육

- 기록물편철 관리개선이 조기에 정착되도록 교육 및 확인 감독철저

·기록물분류기준표 시안 확인후 누락업무 등 수정보완

- 누락부서 및 누락업무 여부 확인, 분류 적정성 확인

- 비밀업무에 대한 기록물분류기준표 작성 제출

- 표본조사기관 해당기관은 신규작성 등록 필요

·2001년 이관대상 기록물에 대한 재편철·등록 등 이관준비

- 준영구 이상 기록물은 신체제에 맞추어 재편철·등록후 이관

·직원조회·직장교육 등을 통해 전직원에 대한 기록보존교육 실시

- 기록보존에 대한 인식 전환을 위해 2000년말까지 전직원 교육실시

※ 강사요청시 정부기록보존소 전문인력이 출장지원 가능

추후 조치사항

·자료관 등 규정된 기록물관리기관 조속 설치·운영

- 서고 및 관리장비 확보, 전문요원 확보 배치 등

·과거 기록물중 미이관기록물 일제조사·등록 및 이관

- 국가기록망의 정보통신망 연결후 대대적 정리작업 실시 예정

※ 이후는 정보통신망으로 즉시 열람가능하므로 사무실 방치 불필요

·기록물관리분야 종사자의 실무능력 향상

- 2000년부터 정부기록보존소 실무교육과정 대폭 개편 및 강화

- 각 처리과 기록물관리책임자에 대한 실무교육으로 확대예정

·각급 기관의 기존 전자문서시스템은 정부표준안에 맞게 조속 개편

- 기록물의 등록·분류·생산보고·이관업무처리도 가능하게 개편필요

□ 강 조 사 항

·기록물관리법 제정 시행을 계기로 기록보존 인식 전환

- 기록보존은 단순한 자료보존이 아닌 국정의 투명성 제고와 책임행정구현과 직결된다는 인식의 확산

·기록물의 철저한 등록과 등록번호(생산등록·접수등록)표시 철저

- 종전과는 달리 등록번호 없는 문건은 어떤 종류·형태의 기록물을 막론하고 발생 불가

·비밀기록물에 대한 보존분류와 이관·보존 철저

- 각급기관 보존상태보다 전문기관 보존이 오히려 보안관리 철저

· 편철관리 개선의 조속한 정착과 이행철저

- 사안별로 관계있는 문서끼리만 얇게, 구멍없이 편철관리