일본의 기록관리체제와 그 특징

I. 제도의 성립배경 개요

·1951년 國立史料館 설립

·1971년 國立公文書館과 外務省 外交史料館 설립

·1987년 公文書館法을 제정

·2000년 국립공문서관법 제정 및 시행

※ 국립사료관은 國文學硏究資料館 산하의 史料館으로 축소, 국립공문서관      도 정부 각 부서의 문서를 제대로 이관받지 못하고 있었음.

全國歷史資料保存利用機關連絡協議會를 결성, 현재까지 문서관의 강화를      위한 다양한 활동을 전개

※ 일본의 기록관리체제는 중앙기관인 國立公文書館과 지방 행정단위인 都      道府縣 및 市町村 차원의 문서관 기본구조

II. 國立公文書館

1. 연혁

· 1971년 7월 總理府 부속기관으로 설치

· 2000년 12월 국립공문서관법 시행

(국가의 각기관이 보유하는 역사자료로서 중요한 공문서등의 보존 및 이     용에 관한 責務를 수행하는 시설로서 위치)

· 2001년 4월부터 독립행정법인으로 개편

2. 조직

관장―차장―총무과, 업무과, 총괄공문서전문관

쯔쿠바분관

아시아역사자료센터

3. 시설 개요

(1) 본관(지상 4층, 지하 2층)

·부지면적 : 약 4,000평방미터

·건물면적 : 11,550평방미터(지상 2,710평방미터, 지하 8,840평방미터, 서                  고 7,000평방미터)

·서고 : 서가총연장 35키로미터, 온도 22도, 습도 55%, 소화시설(연기감              지기, 탄산가스소화, 에나젠가스소화)

·구조 : 1층(전시실) / 2층(열람실, 목록작성실) / 3층(관장실, 사무실, 회             의실) / 4층(수복실, 회의실),

지하1층(훈증실, 귀중서고) / 지하2층(서고)

(2) 분관(지상 3층, 후생동)

·부지면적 : 25,000평방미터

·건물면적 : 11,250평방미터(서고 7,290평방미터)

·서고 : 서가총연장 30키로미터, 소화시설(연기감지시, 에나젠가스)

·구조 : 1층(수입실, 정리실, 훈증실, 전시실, 열람실, 사무실, 서고)

2층(목록작성실, M/F작성실, 수복제본실, 회의실, 행정이용실,                  서고)

3층(서고--일반서고, 귀중서고, 마이크로서고로 구성)

4. 筑波分館(쯔쿠바분관)

· 배경 : 1994년말 공문서관 본관 서고의 수용능력 한계에 다다름

· 추진과정 : 1991년 9월 □서고제도에 관한 연구회□ 설치

1995년, 1996년도의 용지취득 가능성 고려, 쯔쿠바연구학원도                시에 분관 건설 결정

1997년 1월 공사 착수

1998년 6월 30일 준공(10월 1일부터 개관)

· 일본에서의 최근 신축서고 사례로 참조(사진 설명)

--서고중심 건물의 특징

·외부의 열 영향을 최소한으로 하고, 보존환경응 유지하기 위한 공간         을 서고 주위에 배치, 1층 밑에 빈공간, 각층서고 외주를 공조기계          실·지붕을 둠. 서고전체을 복수의 遮蔽層과 공기층에 의해 보호.

·건물 외관, 항온항습, 전기설비, 기계설비 등은 이후 별도 설명

III. 神奈川縣立公文書館

1. 지방공문서관의 현황개요

·1959년 山口縣立公文書館 설립 이래 현재 46개 都道府縣 중에서 절반 이    상 설치(30여개), 市町村에서도 많이 건설되는 추세(최근 동경 板橋區공문    서관설치)

·대부분 縣史編纂을 계기로 움직임 시작

·카나가와현, 오키나와현, 아키타현이 최근에 설립된 지방공문서관으로 史    料보존 뿐 현재의 공문서 관리에 적극적임

2. 기타 기관(특별문서관)

· 國文學硏究資料館史料館

· 舊육해군 문서를 소장하고 있는 방위청 산하의 防衛硏究所圖書館

· 외무성 산하의 外交史料館 등

· 사법문서관 설립운동 전개

3. 카나가와현립공문서관

(1) 연혁

· 카나가와현정 100년 기념, 1966년 현사편집준비실 설치

· 카나가와현립도서관의 증축계획과 함께 현립문화자료관 설치

· 1985년 공문서등의 자료관리에 관한 검토위원회 설치

--현 기관의 비현용공문서를 대상으로 수집보존

--공문서관을 정보공개제도의 연장선상에 있는 시설로 위치지움

--문화자료관의 공문서관적 기능과 문서과의 공문서보존업무의 일부를        흡수

--知事部局에 설치

· 1988년 학자등을 위원으로 □공문서관 (가칭) 구상간담회□ 설치, 1989년에      □제언□으로 지사보고

· 1992년 4월 공문서관 운영에 관한 기본계획 책정

(2) 공문서관 건설

· 1989년 용지 취득

· 동년 5월부터 지질조사, 용지측량 및 매장문화재시굴조사 실시

· 동년 9월 프로포절 방식에 의한 설계업자 결정, 조사설계, 기본설계 개      시

· 1990년 9월 공문서관 접속도로의 확장공사 시작

· 1991년부터 3년 계속사업으로 1991년도 예산에 계상, 동년 10월 착공

· 1993년 7월 준공

(3) 공문서등의 수집·보존·선별·폐지·열람의 흐름(별지 참조)

(4) 古文書의 所在調査 통한 목록작성, M/F촬영, (간단한) 복원

(5) 서고

· 서고면적 3,189□, 수용능력 약 105만冊·点

※ 카나가와현립공문서관 부지 지형상의 특징(건물 바깥쪽에 □dry area'         설정, 설비면으로는 서고의 2중벽)

· 5호서고 : 수장자료의 보존에 □다정한 환경 만들기□

내부는 모두 목재 사용(벽·천정·서가는 □나무, 바닥은 너도밤나무,        양쪽 벽면에 오동나무로 만든 책장과 서랍)

24시간 空調, 온도22∼25도, 습도 55% 설정, 자외선 차단 조명

※ 야마구치 컬렉션--사이고 다카모리(西鄕隆盛), 사카모토 류마(坂本                             龍馬)

· 3호서고 : 가나가와현사 편찬을 위해 수집된 자료, 역사적 공문서 등                  방대한 자료

(6) 열람실의 특징

·면적--636□(대형자료열람실 44□, 검색 코-너 47□, 접수 35□ 포함,              좌석 39석)

·설비--마이크로필름 리더 프린터 4대, 자료검색용단말기 1대

·자료검색수단--각종책자목록(소장목록, 소재목록), 각종카-드목록, 자                      료검색용단말기(임의 단어검색)

·주된 開架資料--참고도서, 행정간행물을 중심으로 약 2만 책의 자료가                       개가되어 있음

· M/F판 요코하마무역新報·가나가와신문

· 역사관계참고도서

· 가나가와縣史資料

· 官報

· 公報 등