현용(current), 준현용(semi-current), 비현용(non-current) 이라는 전통적인 종이기록물의 라이프싸이클과는 달리, 전자기록물은 시공을 넘나드는 속성상 시간의 흐름에 따른 이러 한 단계의 구분이 모호해진다. 우리나라의 경우에도 생산단계(업무관리시스템)→준현용단계(기록관리시스템)→비현용단계(중앙영구기록물관리시스템)라는 3단계의 라이프싸이클 체계가 구축되어 있으나, 전자기록관리에서는 “생산 이전단계”라는 가상의 관리단계가 매우 중요하다. 이 단계에서 관리를 위한 전산시스템 구축, 진본성, 무결성을 지닌 기록관리가 시작되고, 조직 업무분석, 분류체계 확립, 가치평가를 통한 처리일정의 확립 등이 이루어지기 때문이다. 생산이전 단계를 포함한 전자기록 라이프싸이클 4단계 모형과 주요 관리단계는 다음과 같다.

• 전자기록물의 획득은 기록물을 정해진 기간동안 안전하게 관리하고 사용가능케 하기 위해 전자기록관리시스템이 기록을 확보하는 행위를 의미한다.


• 전자기록물은 XML·PDF문서, 워드프로세서·텍스트편집기·스프레드시트 등으로 작성된 문서, 스캐닝한 문서 또는 데이터베이스 등을 포함한 이메일(첨부파일 포함), 웹페이지 역시 중요한 수집대상으로 정하고 있다.


• 또한 전자기록물은 내용과 구조, 생산맥락이 각기 분리되어 존재하기 때문에 메타데이터의 획득 없이는 향후 내용을 이해하고 활용하는데 많은 어려움이 따르게 된다. 따라서 전자기록물과 함께 메타데이터의 기능을 정의하여야 하며, 시스템 내에서 자동으로 생성·획득되어 기록물 라이프싸이클 전생애에 걸쳐 관리되도록 명시하고 있다

등록이란 기록물이 시스템에 획득되었음을 공식적으로 선언한다는 의미를 지닌다. 등록이 완료되지 않고는 기록물에 더 이상의 어떠한 처리과정도 진행되어서는 안된다. 기록물의 신뢰성 유지를 위해 한번 등록된 사항은 임의로 변경할 수 없지만, 반드시 변경이 필요하다면 변경사항에 대한 정보를 남겨야 한다. 이를 위해 핵심 메타데이터 요소를 지정하여 수정 불가능하도록 규정 하며, 수정이 행해진 후에는 누가, 언제, 어떤 사유로 변경했는지에 대한 기록을 남기는 감사추적 기능을 정의하고 있다.

분류체계를 통해 기록물 처리지침 결정이나 접근권한 확인과 같은 다양한 기록관리 과정을 지원할 수 있도록 명시하고, 표제작성과 기술시 어휘통제도구를 사용할 것을 권고하고 있다.

전자기록물은 컴퓨터라는 기술적 장치에 의존성이 높은 만큼 저장 및 보존은 전자기록물 관리상 더욱 핵심적인 기능으로 부상하고 있다. 전자기록물의 유지, 처리, 저장과 관련된 문제들은 기록물이 존재하는 시기 전체에 걸쳐 발생하므로 기록물의 구체적인 물리적·화학적 속성을 고려한 저장환경과 처리과정이 필요하다. 또한 승인 되지 않은 접근, 분실, 폐기, 절도 및 재난으로부터 전자기록물을 보호할 수 있어야 하며 변환이나 이송을 위한 사전정책과 지침 수립이 필요하다. 전자적 형태의 기록물 저장은 손실 방지를 위해 반드시 백업과 복원기능을 구비해야 하며 중요기록은 재난발생에 대비한 추가적인 보호와 복구방법이 강구되어야 한다.

• 전자기록은 컴퓨터 기술의 업그레이드 및 노후화 등에 직접적으로 종속되므로, 기술적 변화에 대비하지 못할 경우 진본성을 지닌 전자기록물의 장기적 활용은 불가능하게 된다. 따라서, 전자기록물의 장기간 유지·보존을 위해 컴퓨터 기술이 여러 세대에 걸쳐 지속적으로 복사, 리포맷, 변환, 마이그레이션 될 수 있도록 함으로써 기술의 노후화에 대한 계획을 마련해야 한다.


• 전자기록의 보존전략은 마이그레이션, 에뮬레이션, 인캡슐레이션 이라는 세 가지 범주로 나누고 이들을 적절히 조합하여 사용하는 방법을 채택하도록 하고 있다.


• 마이그레이션 (migration) :
  접근성의 유지를 위해 전자기록물을 구형의 하드웨어, 소프트웨어 구성 혹은 세대로부터 현재의 구성 혹은 세대로 끊임없이 전송하는 것을 말한다. 물리적 매체의 노후화 문제를 해결할 수 있게 된다.


• 인캡슐레이션(encapsulation) :
  메타데이터를 디지털 객체와 함께 하나로 묶거나, 디지털 객체 사이에 포함시키는 것을 말한다. 메타데이터는 기록이 지적으로 이해될 수 있게 하고, 미래에 기술적으로 접근될 수 있도록 하는 역할을 하게 되므로, 인캡슐레이션은 전자기록의 장기보존 및 활용을 위한 필수기능이다. 그러나, 그 자체만으로는 전자기록을 보존하는 기능을 가지지는 못하여, 마이그레이션이나 에뮬레이션 등과 같은 기록의 접근가능성의 보증을 위한 전략들과 함께 결합하여 사용될 때에만 효과를 발휘할 수 있다.


• 에뮬레이션(emulation) :
  소프트웨어의 원래 성능이 현재의 컴퓨터상에서 재생산될 수 있도록 하는 것으로, 전자기록의 원래 운영환경을 재생산하는 소프트웨어를 사용하게 된다. 직접적 도구가 되는 에뮬레이터 소프트웨어의 생산이 고도로 숙련된 컴퓨터 프로그래머를 필요로 하며, 높은 비용을 요구한다는 단점을 지닌다. 또한, 상업적 소프트웨어의 에뮬레이션은 지적자산과 저작권 문제로 인해 효율성과 안정성을 손상시키는 결과를 초래하게 된다. 따라서 이 세가지 보존전략을 적절히 조합하여 사용하는 방법을 채택하도록 하고 있다.

기록물은 보다 편리하고 효율적인 접근기회를 보장하여 기록물의 이용을 촉진시키고 한편으로는 접근을 통제하여 기록물을 보호해야 하는 양 측면을 지니게 된다. 접근통제를 위해 기록물에 보안범주, 접근가능 이용자층 규정, 비밀기록물 분류 이유와 근거, 비밀등급의 조정이나 해제 등에 대한 상세한 메타데이터를 유지하도록 명시하고 있으며, 이용내력(use history) 관리릍 통해 복제, 다운로드, 불법 접근시도 등에 대한 메타데이터를 자동 획득하도록 하고 있다. 또한, 보다 효율적이면서도 편리한 접근을 위해 다양한 분류체계 및 검색 엔진을 제공하고 향후 시소러스 등 어휘통제도구 개발, 활용할 수 있어야 한다.

감사추적은 행위추적과 기록물의 위치추적으로 구분할 수 있다. 개별기록물과 그 집합, 메타데이터에 행해진 모든 변화에 대해 수정행위, 행위의 대상, 행위주체, 행위일시를 반드시 기록해야 하며 등록·분류와 재분류·처리일정 및 접근권한의 할당과 변경·메타데이터의 변경·이관·삭제나 파기에 관한 정보는 필수적으로 기록해야 한다고 명시하고 있다. 감사추적 정보는 시스템에 의 해 자동 생산되고 임의로 수정할 수 없도록 하며 향후 공식기록으로 관리하도록 명시하고 있다.

보존기간 책정의 결정은 사전 업무분석을 통해, 생산이전단계 처리일정표작성과정에서 결정된다. 원본기록물은 마이그레이션·복사·변환 후 폐기를 승인하며, 폐기는 전자기록이 물리적으로 재구성될 수 없는 방식으로 처리되어야 한다.