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- 문서자체의 보존뿐만 아니라 설명정보 등을 포함하고 기록물과 관련된 정보들을 영구적으로 보존하고 유지하기 위해서 전자기록물의 영구보존 포맷은 내용정보와 설명정보를 모두 포함할 수 있도록 패키징을 잘 해야 한다. 내용정보의 변질 및 위조를 막아야 할 뿐 아니라, 기록물과 관련된 모든 설명정보를 함께 포함하고 검색이 용이하도록 전체는 XML로 캡슐화된다
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<장기보존포맷 구조(그림)> |
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- 문서 내용정보를 영구보존하기 위한 포맷으로 포맷의 특징에 따라 장단점이 다르므로 어느 한 가지 방법을 취하기보다는 하나 이상의 방법을 병행하는 것이 바람직하며 아래 표에서 보듯, 가장 만족도가 높은 것으로 PDF/A를 주목할 수 있다.
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| <다양한 문서 포맷 비교표> |
문서보존 포맷
| 구분 |
XML |
TEXT |
이미지 |
PDF |
CSD |
PDF/A |
| 공개용표준 |
상 |
상 |
상 |
하 |
하 |
상 |
| 편재 |
상 |
상 |
상 |
중 |
중 |
상 |
| 안정성 |
상 |
하 |
상 |
상 |
상 |
상 |
| 메타데이터
지원 |
상 |
하 |
하 |
상 |
상 |
상 |
| 상호운영성 |
상 |
상 |
상 |
상 |
상 |
상 |
| 진본성 |
상 |
상 |
상 |
상 |
상 |
상 |
| 처리능력 |
상 |
하 |
상 |
상 |
상 |
상 |
| 표현력 |
상 |
하 |
0 |
상 |
상 |
상 |
| 검색기능 |
상 |
상 |
하 |
상 |
상 |
상 |
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| <PDF/A> |
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| PDF/A는 2005년 9월 14일 ISO에서 국제표준으로 승인된 문서보존포맷이다. 이는 공개포맷으로서 그 소유권은 ISO에 있으며, 사용하고자 하는 모든 사람은 Royalty-free로 사용 가능하다. 따라서 그 동안 표준의 부재로 인해 전자문서 활용에 다소 어려움을 겪었던 다국적 기업들은 이번에 표준화된 프로세스를 이용해 훨씬 더 빠르고 효율적으로 작업할 수 있게 되었다. |
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- 바람직한 장기보존포맷
- - 내용정보와 보존 설명정보 등을 모두 포함
- - 기록물과 관련된 모든 이력들을 포함
- - 이러한 요소들을 영구적으로 보존하며 이관될 수 있는 포맷
- ⇒ 기록물 원본+문서보존포맷 변환본+메타데이터가 함께 패키징되어 보관
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- 전자기록물이 이관되어 오면 보존매체를 생산하며, 이를 보존관리 하다가 필요할 경우에는 매체변환을 하게 된다. 보존 관리하던 매체를 폐기할 수 있으며 변환한 후 구 버전의 매체를 폐기할 수 있다.
- 생산되는 보존매체는 위변조가 불가능하도록 보존매체 생산기관 명의의 인증정보와 매체 메타데이터를 포함하여 수록하고 이후 수정이 불가능하도록 해야 한다.
- 보존매체 선택시에는 매체의 수명, 매체의 내구성, 대용량, 저비용, 수용도(폭넓게 사용되는 정도) 등을 고려해야 할 것이다.
- 보존매체는 사용목적상 다음과 같이 두 가지로 구분되어 관리된다.
- ① 보존매체 : 전자기록물의 존재성을 보장하는 수단으로 장기보존을 목적으로 하므로 활용은 최소화하고 별개의 수장고에
격리하여 보존한다.(보존매체 원본)
- ② 저장활용매체 : 기록물을 실제 활용하고 진본성을 검증하기 위해서는 온라인으로 상시 접근가능한 보존매체 사본(복본)이
필요하다. 따라서 영구보존하는 보존매체 원본과 동일하며, 훼손을 용인할 수 있는 복본들을 만들어
활용하면서 이중보존, 배포 등에도 사용할 수 있는 매체이다.
- 이 두가자 보존매체는 기술적으로는 동일하며 다만 사용목적이 다르고 관리가 달라진다. 이러한 방식을 구체화하기 위해 필요한 시스템은 다음과 같다.
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보존매체 변환 시 필요 시스템(그림) |
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- 전자서명을 이용하여 불법적인 위변조나 훼손으로부터 기록물을 보호하고, 생산기관→기록관→영구기록물관리기관으로 이관되는 과정에서 이 기록이 진본임을 보장할 수 있는 인증방법의 개발이 필요할 것이다.
- 일단 기록물이 한 기관 안에 들어오면 그 곳에서 일어나는 모든 수정 행위는 한번의 기관 인증으로 처리할 수 있다. 예를 들어 자료관에 이관된 기록물에는 생산자의 기록물 원본과 생산자 명의의 인증정보(전자서명 포함)가 포함되어 있다. 여기에 전자서명이 되어 있기 때문에 자료관에서는 이 정보를 고칠 수 없다. 자료관의 담당자가 수집하여 검수, 분류 등의 절차를 거치면서 메타데이타가 추가되는데 그 때마다 자료관의 전자서명을 벗겨 버리고 작업한 후 다시 자료관 명의의 전자서명을 덧붙인다.
- 이러한 방식으로 기록물 유통단계에서 한 기관을 거칠 때마다 그 기관 명의의 단층 전자서명이 붙도록 하는 것이 효율적일 것이다. 이러한 방안은 다음과 같다.
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<양파모델을 이용한 서명 재적용 방법> |
